Das Wichtigste zur Geschäftskorrespondenz
Erfahren Sie, wie Sie eine geschäftliche E-Mail verfassen, die Ihr Image verbessert - mit unserer einfach zu verwendenden Vorlage für Geschäftsbriefe zum Ausfüllen von Formularen. 13. September 2023 ·Das Verfassen eines guten Geschäftsbriefs ist eine wichtige Fähigkeit in der heutigen Unternehmenswelt.
Mit einem unprofessionellen Geschäftsbrief können Sie und Ihr Unternehmen einen unwiderruflichen Imageschaden erleiden.
Aus diesem Grund haben wir einige Tipps und Tricks für Sie zusammengetragen. Hier erfahren Sie es:
- Die wichtigsten Formen, die Geschäftsbriefe annehmen können
- Die Geheimnisse der formellen Kommunikation
- Die beste Art und Weise, eine Firma in persönlichen Briefen an Unternehmen anzusprechen
- Nützliche Ressourcen, die Ihnen beim Verfassen von Geschäftsbriefen helfen
- Und vieles mehr!
Lassen Sie uns ohne weiteres beginnen!
Die wichtigsten Formen von Geschäftsbriefen
Traditionell wurden Geschäftsbriefe per Schneckenpost oder mit der normalen Post verschickt. Mit dem Aufkommen der schnellen Internetkommunikation ändert sich dies jedoch schnell.
Vorbei sind die Zeiten der Schneckenpost, die nach und nach durch die elektronische Post ersetzt wird.
Einige der am häufigsten verwendeten Formen von Geschäftsbriefen sind:
Anschreiben
Anschreiben sind eine Form der schriftlichen Korrespondenz, die Stellenbewerber in der Regel ihren Lebensläufen beifügen, wenn sie sich um eine Stelle bewerben. Obwohl ein Anschreiben nicht für alle Bewerbungen erforderlich ist, kann es sehr nützlich sein, um die Erfahrung des Bewerbers in der Branche, seine Fähigkeiten und die Gründe, warum er die Stelle haben möchte, darzulegen.
Wählen Sie eine unserer einfach zu verwendenden Vorlagen für Anschreiben, um im Handumdrehen ein tolles Anschreiben zu erstellen. Füllen Sie die Felder aus, speichern Sie sie und exportieren Sie sie in dem gewünschten Format!
Vertriebsbrief
Ein weiteres gängiges Briefformat, das häufig in der Geschäftskommunikation verwendet wird, ist der Vertriebsbrief. Ziel eines solchen Geschäftsbriefs ist es, die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden zu gewinnen und sie in zahlende Kunden zu verwandeln.
Folgebriefe
Sie dienen in der Regel dazu, die laufende Korrespondenz fortzusetzen, und dienen in der Regel als Erinnerungsschreiben. Daher sind Folgebriefe in der Regel nicht allzu lang und beziehen sich in der Regel auf ein früheres Gespräch oder Ereignis.
Anfrageschreiben
Anfragebriefe werden verwendet, um vom Empfänger weitere Informationen über ein Thema oder einen Gegenstand zu erhalten.
Empfehlungsschreiben
Diese werden in der Regel von den Personalabteilungen bei potenziellen neuen Mitarbeitern angefordert.
Beschwerdeschreiben
Diese Briefe tun genau das, was ihr Name besagt, nämlich den Unmut über etwas förmlich zum Ausdruck bringen.
Korrekturschreiben
Diese Art von Schriftverkehr wird zur Beantwortung von Beschwerdebriefen verwendet. Sie beginnen damit, dass sie die vom Beschwerdeführer hervorgehobenen Probleme anerkennen und den Beschwerdeführer dann über die Maßnahmen informieren, die zur Behebung der Probleme ergriffen wurden.
Trotz der unterschiedlichen Zielsetzungen von Geschäftsbriefen und der Vielzahl von Situationen, in denen sie eingesetzt werden können, haben alle diese Briefe im Grunde einen gemeinsamen Nenner in der Art und Weise, wie sie formatiert sind.
Profi-TippEs ist immer nützlich, die Zielgruppe Ihres Briefes zu kennen, bevor Sie schreiben. Dieses Wissen kann Ihnen helfen, den besten Stil und Ton für Ihren Brief zu finden. In einem Brief an den Chef sollten Sie beispielsweise auf jeden Fall auf Umgangssprache verzichten, die in einem Brief an Kollegen enthalten sein kann.
Das perfekte professionelle Briefformat
Sie fragen sich vielleicht: Wozu braucht man ein Format für Geschäftsbriefe?
Ein schlecht formatierter Geschäftsbrief kann dazu führen, dass der Empfänger des Briefes einen schlechten Eindruck vom Absender bekommt.
Ein Beispiel für einen Geschäftsbrief würde idealerweise Folgendes enthalten.
Bei diesem Beispiel handelt es sich um ein amerikanisches Briefformat, ein britisches Briefformat würde einige geringfügige Abweichungen aufweisen.
- Das Datum, an dem der Brief geschrieben wurde, linksbündig und im Format Monat-Tag-Jahr
- Die Adresse des Empfängers ebenfalls linksbündig
- Der Name des Empfängers mit eventuellen Anreden
- Absätze, die die Absicht und den Zweck des Briefes beschreiben
- Aufforderung zum Handeln - was der Empfänger nach Erhalt des Briefes tun soll
- Name und Unterschrift des Absenders
- Hinweis auf relevante Dokumente, die dem Brief beigefügt sind
Format der geschäftlichen Schreiben: Wie man eine Nachricht beendet und welche Anreden man verwendet
Wie beginnt man einen Geschäftsbrief? Wie genau sollte der Schluss eines Geschäftsbriefs geschrieben werden?
In dieser Tabelle sind einige der besten Grußformeln für verschiedene Formate von Geschäftsbriefen zusammengestellt.
| Beispiele für die persönliche Anrede | Beispiele für die allgemeine Anrede |
|---|---|
| Liebe Frau Müller Lieber Herr Bauer Liebe Frau und Herr Meier Liebe Frau Müller und Herr Bauer Lieber (Vornamen - Wenn Sie die Person gut kennen) Lieber Dr. Grau Liebe Frau Müller, Dr. Groß und Herr Lieblich (Wenn mehrere angeredet werden) Liebe/r Michel Meier (Wenn man das Geschlecht nicht kennt) | Sehr geehrter Leiter für Kundenbeziehungen Sehr geehrtes Team für Kundenbeziehungen Sehr geehrter Personalverantwortlicher Sehr geehrtes Rekrutierungsteam Sehr geehrtesr Rekrutierungsteam Manager Sehr geehrte/r Frau/Herr Sehr geehrtes Team An die, die es betrifft |
Mit diesen Hinweisen sollte Ihr Brief mit einer Anrede aus der obigen Tabelle beginnen.
Ein Beispiel könnte lauten:
Ich schreibe Ihnen, um Ihnen für die immense Unterstützung zu danken, die Sie meinem Team und mir während der letzten Konferenz gewährt haben…
Wenn Ihr Schreiben an eine bestimmte Abteilung gerichtet ist, könnte es stattdessen lauten:
Ich schreibe, um an das Interview anzuknüpfen, das wir kürzlich geführt haben…
So einfach ist das!
Kommen wir nun dazu, wie man einen professionellen Brief abschließt.
Schlusszeilen sind beim Verfassen von Geschäftsbriefen notwendig, da sie die Ernsthaftigkeit des Absenders und seine Anerkennung gegenüber dem Empfänger unterstreichen.
Ein Beispiel für einen formellen Geschäftsbrief könnte etwa so aussehen:
| Empfohlene Abschlüsse von Geschäftsbriefen | Zu vermeidende Abschlüsse von Geschäftsbriefen |
|---|---|
| Viele Grüße Mit besten Grüßen Freundliche Grüße Mit freundlichen Grüßen Hochachtungsvoll Hochachtungsvoll Ihr Herzlichen Dank Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit | Küsse Tschüss Von Herzen Bis später Wir bleiben in Kontakt Alles Liebe Passen Sie auf sich auf Wir sprechen uns bald Man sieht sich |
Nach der Schlusszeile setzen Sie ein Komma, ein Leerzeichen und dann Ihren Namen.
Profi-TippVerwenden Sie nicht zu viele Emojis, umgangssprachliche Ausdrücke, Ausrufezeichen, Fragezeichen oder Großbuchstaben. Außerdem eignen sich Slang und Kurzschrift besser für zwanglose Schreiben und sind nicht für Geschäftsbriefe geeignet.
Wie formuliert man eine persönliche Geschäftsmail?
Eine persönliche Geschäftsmail wird in der Regel von einem persönlichen Standpunkt aus geschrieben und ist an eine Firma oder andere Personen in einem bestimmten Unternehmen gerichtet.
Hier sind einige Szenarien, in denen eine persönliche Geschäftsmail verwendet werden kann:
- Von einem Kunden zu einem Unternehmen
- Von einem angehenden Arbeitnehmer an ein Unternehmen
- Von einer Einzelperson zu einer Regierungsbehörde oder einem Beamten
- Von einem Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer
- Zwischen Kollegen
- Von einer Wohltätigkeitsorganisation an einen potenziellen Förderer
Zu den Hauptzielen persönlicher Geschäftsbriefe gehören in der Regel der Beginn eines Briefwechsels, das Übermitteln von Grüßen, das Ausdrücken von Dankbarkeit, das Einholen von Informationen oder das Auffrischen früherer Briefwechsel oder Ereignisse.
Um einen professionellen Geschäftsbrief zu verfassen, ist ein gutes Verständnis der wichtigsten Elemente erforderlich.
Für den Anfang sollte ein guter persönlicher Geschäftsbrief Folgendes enthalten:
- Anrede
- Absätze
- Schlusswort
- Unterschrift des Absenders
Dies ist ein Beispiel für ein Standard-Geschäftsbriefformat, das für ein formelles E-Mail-Beispiel verwendet werden kann:
Ich schreibe Ihnen, um Ihnen meinen Dank für Ihre Unterstützung während des “London Watch Fest“ im vergangenen Monat auszusprechen. Die von Ihnen geleistete logistische Unterstützung war entscheidend für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung und das Vorhandensein der erforderlichen Ausrüstung.
Als Zeichen meiner Wertschätzung möchte ich Ihnen und jedem Mitglied Ihres Teams eine Uhr aus unserem Katalog schenken, die wir Ihnen per Post zusenden werden.
Bitte teilen Sie mir mit, welches Modell jeder Einzelne in Ihrem Team ausgewählt hat, damit wir die Uhren vorbereiten und bis Ende der Woche verschicken können. Sie können mich entweder unter benjamin@twc.com oder unter der Telefonnummer +440000000000 erreichen.
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen zu unserem Katalog benötigen, können Sie sich gerne an mich wenden.
Liebe Grüße,
Benjamin Müller
benjamin@twc.com
+440000000000
Die E-Mail ist nicht nur in einem professionellen Ton geschrieben, sondern vermittelt auch direkt und klar ihre Botschaft.
Außerdem gibt der Absender seine Kontaktdaten für den weiteren Schriftverkehr an und nennt am Ende des Schreibens die beigefügten Anlagen.
Profi-TippFügen Sie immer das relevante Kontextwissen hinzu, das der Empfänger benötigt, um Ihre Nachricht zu verstehen und darauf zu reagieren. Es ist immer besser, davon auszugehen, dass der Empfänger über das relevante Kontextwissen verfügt.
Wie man ein Unternehmen in einem Brief anspricht
Nach der Lektüre des etwas informellen Beispiels für einen persönlichen Geschäftsbrief fragen Sie sich vielleicht, ob ein Brief, der an ein anderes Unternehmen geschrieben wird, völlig formell sein muss.
Ganz einfach gesagt, ist das nicht unbedingt der Fall.
In der heutigen Zeit sind leicht formlose Geschäftsbriefe zur Norm geworden.
So können Sie Ihre Botschaft verständlicher vermitteln und die Verständlichkeit Ihres Schreibens steigern.
Ein informeller Sprachgebrauch in Geschäftsbriefen kann sogar von Vorteil sein, da er die Klarheit Ihrer Botschaft verbessert und dem Empfänger ein besseres Verständnis Ihres Schreibens ermöglicht.
Wenn Sie an ein Unternehmen schreiben, wissen Sie nicht immer, wer Ihren Brief erhalten und lesen wird. Daher kann die Anrede in einem Geschäftsbrief allgemeiner gehalten sein.
Wenn Sie an ein anderes Unternehmen schreiben, könnte Ihre Anrede im Geschäftsbrief etwa so aussehen:
Ich würde gerne mehr über die Produkte erfahren, die Sie derzeit auf Lager haben…
Auch Ihr an ein anderes Unternehmen gerichteter Geschäftsbrief kann mit einer Handlungsaufforderung und einem passenden Schlusswort enden.
Zum Beispiel,
Wir danken Ihnen für Ihre Zeit,
Michel
Profi-TippVergessen Sie nicht, Ihren Geschäftsbrief vor dem Absenden Korrektur zu lesen. Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers und prüfen Sie, ob der Brief klar und verständlich ist, ohne dass Sie ihn noch einmal lesen müssen. Andernfalls könnte es von Vorteil sein, den Brief zu überarbeiten, um ihn direkter zu gestalten.
Erfahren Sie mehr über geschäftliche Kommunikation
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was eine geschäftliche Anrede ist und wie Sie einen Geschäftsbrief richtig adressieren, finden Sie hier einige nützliche Ressourcen.
- In diesem Kurs zum Schreiben von Geschäftsbriefen lernen Sie, wie Sie den perfekten Geschäftsbrief verfassen.
- Dieser Kurs zu den Grundlagen der geschäftlichen Kommunikation vermittelt Ihnen ein vielseitiges E-Mail-Format für Geschäftsbriefe und lehrt Sie die Grundlagen des Schreibens, Korrekturlesens und Überarbeitens von Geschäftsbriefen.
- Dieses Buch: Schreibhilfen: 50 wesentliche Strategien für jeden Schreiber, geschrieben von Roy Peter Clark, enthält ebenfalls einige prägnante, aber sehr nützliche Tipps, die Ihnen helfen können, in Ihrer geschäftlichen Kommunikation per E-Mail sicherer und seriöser zu wirken.
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