Aptitudes de comunicación empresarial efectiva

Investigaciones recientes han encontrado que el 60% de las empresas carecen de procedimientos adecuados para las comunicaciones dentro de la empresa, y el 29% de los empleados se han quejado de que las comunicaciones comerciales mediocres dentro de tus empresas han llevado a la ruina de varios emprendimientos.

¿Crees que tu empresa deja mucho que desear en el área de la buena correspondencia corporativa y quieres arreglarlo?

¿O simplemente estás buscando convertirte en un mejor comunicador en el lugar de trabajo?

De ser así, sigue leyendo para descubrir cómo puedes lograr estos objetivos.

¡Empecemos!

¿Qué es la comunicación empresarial en términos sencillos?

La definición de comunicación empresarial se refiere a la transmisión de mensajes entre colegas de una empresa, así como con partes externas.

Y eso es realmente todo lo que comprende.

Tener una buena correspondencia dentro de la empresa es crucial para que una empresa se expanda y prospere.

¿Cuál es la diferencia entre comunicación interpersonal y la comunicación empresarial?

Si bien las comunicaciones interpersonales del día a día no tienen necesariamente un motivo o una intención ocultos, la comunicación comercial siempre tiene un objetivo.

La importancia de la comunicación empresarial reside en:

• Compartir posibilidades o planes de negocio novedosos
• Redacción de agendas y proposiciones (redacción comercial)
• Implementación de acuerdos
• Llegar a acuerdos
• Despachar y completar pedidos
• Realizar ventas de manera exitosa
• Reuniones prácticas

En pocas palabras, el objetivo de tener una buena comunicación en el mundo empresarial es lograr mejores resultados corporativos y limitar los errores.

Profundicemos más en esta idea.

¿Cuál es exactamente la importancia de la comunicación en los negocios?

Las tres formas principales de comunicación en los negocios que se encuentran comúnmente en el mundo corporativo incluyen la correspondencia oral, escrita y física o en vivo.

¿Te gustaría saber cómo puede afectar la comunicación al flujo de trabajo en una organización? Algunas posibilidades incluyen:

• Dentro de la empresa: Las comunicaciones comerciales claras dentro de las empresas pueden servir como una forma de motivación para los trabajadores e impulsar las relaciones entre la gerencia y la base.
• Entre los trabajadores y sus jefes: una comunicación empresarial bien pensada entre los trabajadores y sus jefes puede limitar las malas interpretaciones y reducir la discordia.
• Durante las reuniones de trabajo: La importancia de la comunicación en las discusiones es que puede permitir que todas las partes involucradas tengan una conversación significativa y útil sobre los problemas de la empresa.
• Con los clientes: ser capaz de comunicarse bien con los clientes puede permitir que una empresa comprenda mejor las necesidades y los deseos de los clientes para brindarles el mejor resultado posible.
• Con los proveedores: los proveedores y terceros también necesitan que las empresas establezcan claramente las necesidades, expectativas y plazos de tus proyectos para que puedan entregar resultados a tiempo y a la altura.

En todos estos escenarios, tener prácticas efectivas de comunicación empresarial permite que todas las partes sean de una sola mente, logren sus objetivos y alcancen sus metas de manera eficiente.

Consejo profesional

Para obtener más información sobre este concepto, lee “Aptitudes de comunicación de profesionales de negocios” de Celeste Lawson, Robert Gill, Angela Feekery y Mieke Witsel. Es uno de los libros de texto de comunicación empresarial mejor escritos en la actualidad y está repleto de anécdotas identificables. Sirve como una sólida introducción a la comunicación comercial y te ayudará a construir una base robusta en las aptitudes de correspondencia que tienen una aplicación práctica en tu lugar de trabajo.

Con ese conocimiento de por qué la comunicación es importante en los negocios, pasemos ahora a cómo mejorar la comunicación empresarial junto con las técnicas de correspondencia más importantes que debes aprender.

Cómo desarrollar aptitudes de comunicación empresarial y cuáles son las más cruciales

Para mejorar en la comunicación con los demás, deberás ser consciente y esforzarte todos los días.

Entre las técnicas de correspondencia corporativa más esenciales que uno debe poseer están:

• Ser un buen oyente
• Aptitud para escribir bien
• Saber socializar profesionalmente con los demás
• Aptitudes interpersonales
• Aptitud para leer el lenguaje corporal
• Saber compartir ideas
• Convertirte en un buen vendedor

Los siguientes consejos pueden ayudarte a comunicarte mejor en el lugar de trabajo:

Conviértete en un mejor oyente: ser alguien con quien las personas puedan hablar libremente puede ayudarte a mostrar a los demás que tienes una mente abierta y que aceptas nuevas ideas. Esto puede aumentar la disposición de tus contrapartes a trabajar contigo para lograr resultados para un objetivo común.
👉 Cómo puedes lograr esto: incluye pausas en tu discurso para que otros puedan intervenir, afirma a lo que otros dicen y haz preguntas para involucrar a la otra parte.

Conviértete en un artesano de la palabra: la redacción comercial debe ser concisa y orientada a objetivos para evitar restar valor al mensaje clave.
👉 Cómo puedes lograr esto: responde a tus correos electrónicos entrantes, asegúrate de que no haya errores en tu escritura y mantén tu escritura directa y clara. Saber cómo escribir una carta de comunicación comercial también es un buen comienzo.

Sé consciente de tu lenguaje corporal: las acciones manuales, las señales visuales, las señales verbales, la postura, la respiración y otras indicaciones del lenguaje corporal pueden indicar tu estado de ánimo, intención e incluso tu nivel de interés para la otra parte en una conversación.
👉 Cómo puedes lograr esto: evitar adoptar una postura defensiva cuando hablas con otros y mantener el contacto visual mientras usas movimientos con las manos es un buen comienzo.

Construye mejores relaciones interpersonales: forja buenas relaciones de trabajo con otras partes y compañeros en el mundo corporativo.
👉 Cómo puedes lograr esto: sé más considerado con los sentimientos de los demás y acércate a tus compañeros no solo como socio comercial, sino como amigo.

Conviértete en un mejor presentador: Comparte conocimientos y conceptos con otros de una manera clara, informativa e interesante.
👉 Cómo puedes lograr esto: Adquiere algunas aptitudes para contar historias, fundamenta tus argumentos con hechos y agrega un toque personal o anécdotas para convencer a tu audiencia de tu punto de vista.

Conviértete en un mejor vendedor: haz uso de tus aptitudes para convencer a varias partes de que tomen el curso de acción deseado, o compren un bien o servicio.
👉 Cómo puedes lograr esto: ponte tu sombrero de vendedor y usa tus aptitudes para que tus compañeros te apoyen, tus compañeros de trabajo se unan a tu causa o tus jefes proporcionen nuevos bienes o servicios.

Saber cómo socializar profesionalmente con los demás: mostrar tu valor a los demás e incentivar a otros a conectarse contigo. Para mejorar en esto, debes ofrecer valor a los demás y ser una persona lo suficientemente atractiva como para que los demás quieran conectarse contigo.
👉 Cómo puedes lograrlo: Adquiere algunas aptitudes básicas de conversación, participa en compromisos sociales y brinda asistencia si la situación lo requiere.

Consejo profesional

¿Quieres saber qué es un memorándum en la comunicación empresarial? También conocido como memorando, un memorándum es un breve artículo de escritura utilizado en el mundo empresarial para la correspondencia en un contexto empresarial. Se utiliza para proporcionar instrucciones o actuar como un recordatorio de una actividad o decisión.

Cuáles son las principales barreras para la comunicación en los negocios en el mundo laboral y cómo puedes vencerlas

Tener correspondencia corporativa concisa y directa es muy importante para que cualquier oficina funcione sin problemas.

Una buena comunicación comercial puede permitir que las diversas partes interesadas cumplan bien sus tareas y responsabilidades.

Por otro lado, la falta de procedimientos adecuados puede impedir el flujo de ideas y conocimientos y puede provocar confusión.

En el mundo real, aquí hay algunas formas en que esto puede manifestarse.

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Es posible que tengas dificultades para transmitir tu mensaje a los trabajadores remotos

Después de distribuir las tareas a tus trabajadores, terminan produciendo un trabajo mediocre.

Los sondeas para averiguar cuál puede ser el problema, pero tus respuestas no proporcionan ninguna aclaración.

Luego, intentas comunicarte con ellos, pero te responden a través de un servicio de mensajería en línea, por lo que pierdes el hilo de la conversación.

¿Quizás hay algo que no funciona del todo bien en tu cadena de correspondencia?

Así es como podrías resolver esto.

Pasos que puedes tomar:

• Decide las formas clave de correspondencia que utilizarás con tus empleados externos y asegúrate de que conozcan estos métodos de comunicación.
• Crea una cadena de correspondencia que consista en un tiempo de respuesta, métodos de comunicación que se pueden usar y registra el procedimiento.
• Escribe todos los pasos que has tomado en este proceso y comparte las notas con toda la empresa.
• Usa un recordatorio o evento en tu dispositivo móvil para recordar que debes revisar estas notas cada trimestre para asegurarte de que estén actualizadas y sean eficientes. Si es necesario, edita las notas para asegurarte de que reflejen las circunstancias cambiantes.

Consejo profesional

No tengas miedo de incluir herramientas y métodos de correspondencia definitivos. Si todavía tienes dudas acerca de cómo la tecnología afecta la comunicación empresarial, considera el software móvil que se utiliza para llevar a cabo discusiones en el lugar de trabajo en lugar de las físicas. Alternativamente, piensa en aplicaciones informáticas que se utilizan para comunicaciones corporativas en lugar de correos electrónicos. Incluso podrías examinar el concepto de seminarios virtuales en lugar de los presenciales.

Estás abrumado con los mensajes, pero no sabes muy bien qué se espera que hagas.

¿Quizás te sientas abrumado con los mensajes de tu jefe?

¿Te proporcionaron notas adicionales relacionadas con tus tareas, pero estos mensajes solo complican aún más las cosas?

Puede que dudes dudar de tu capacidad para realizar la tarea debido a tu confusión acerca de tus tareas.

¿Qué acciones puedes tomar para resolver esto?

Pasos que puedes tomar:

• Obtén más información sobre la forma en que está estructurada tu empresa y tus diversos componentes para que sepas quién te está delegando tareas.
• Solicita una reunión con este individuo para que puedas ventilar tus aprensiones.
• Propón una forma de resolver el problema. Esto podría implicar cambiar a una plataforma estandarizada para correspondencia y programación, usar una aplicación para mensajería y tener una descripción detallada de la asignación en un documento compartido.

En resumen, ¿por qué la comunicación es clave en los negocios?

Esto se debe a que la falta de correspondencia adecuada puede dar lugar a malentendidos.

Por otro lado, una comunicación empresarial clara y concisa puede mejorar las relaciones tanto con los trabajadores como con los clientes. Esto puede resultar en un resultado positivo para la empresa, incluidas mayores ganancias.

Con estos consejos y trucos, si en el futuro se te pide que “describas un momento en el que experimentaste una comunicación eficaz en un entorno empresarial”, ¡podrás compartir tus experiencias personales!

Artículo por:

Mati Presta