Lo esencial de la correspondencia comercial

Saber escribir una buena carta de negocios es una aptitud importante en el mundo corporativo actual.

Con un formato de carta comercial poco profesional, tu imagen y la de tu empresa pueden verse dañadas de manera irreversible.

Por este motivo, hemos creado algunos consejos y trucos para ti. Aquí aprenderás:

• Las formas clave que pueden adoptar las cartas comerciales
• Los secretos para escribir comunicaciones formales pulidas
• La mejor forma de dirigirte a una firma en tus cartas personales a empresas
• Recursos útiles para ayudarte a escribir correspondencia comercial
• ¡Y mucho más!

Sin más preámbulos, ¡comencemos!

Las formas clave de las cartas comerciales

El medio tradicional por el cual se enviaba la carta comercial era por correo postal o postal. Sin embargo, con el advenimiento de la comunicación rápida por Internet, eso está cambiando rápidamente.

Atrás quedaron los días del correo postal, que gradualmente está siendo reemplazado por el correo electrónico.

Algunas de las formas de cartas comerciales más utilizadas incluyen:

Cartas de presentación

Las cartas de presentación son una forma de escribir correspondencia que los solicitantes de empleo comúnmente adjuntarán a sus currículums en sus solicitudes de empleo. Aunque una carta de presentación no es necesaria para todas las solicitudes de empleo, tener una puede ser muy útil para mostrar la experiencia del solicitante en la industria, tus aptitudes y por qué quieres el trabajo.

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Cartas de ventas

Otro formato de carta común que se usa con frecuencia en las comunicaciones comerciales es la carta de ventas. El objetivo de una carta comercial de este tipo es captar la atención de clientes potenciales y convertirlos en clientes de pago.

Cartas de seguimiento

Estas se utilizan comúnmente para continuar con la correspondencia en curso y, por lo general, sirven como recordatorios. Siendo ese el caso, las cartas de seguimiento generalmente no son demasiado largas y generalmente tienen una conversación o evento anterior al que se hace referencia en ellas.

Cartas de consulta

Las cartas de consulta se utilizan para obtener más información sobre un tema o asunto del destinatario de la carta.

Cartas de recomendación

Estas suelen ser solicitadas por los departamentos de recursos humanos de los nuevos empleados potenciales.

Cartas de quejas

Estas letras hacen exactamente lo que su nombre implica, que es expresar formalmente el descontento por algo.

Cartas de ajuste

Este tipo de correspondencia se utiliza para responder a las cartas de queja. Comienzan reconociendo los problemas destacados por el denunciante y luego informando al denunciante de las medidas que se han implementado para abordar los problemas.

A pesar de los variados objetivos de las cartas comerciales y la amplia gama de situaciones en las que se pueden utilizar, todas estas cartas fundamentalmente todavía tienen un hilo común en la forma en que están formateadas.

Consejo profesional

Siempre es útil comprender el público objetivo de tu carta antes de escribirla. Este conocimiento puede ayudarte a determinar el mejor estilo y tono para tu carta. Por ejemplo, una carta dirigida a un jefe definitivamente debe evitar coloquialismos que pueden incluirse en una carta a pares.

El formato de carta profesional perfecto

Quizás te estés preguntando: ¿para qué sirve un formato de carta comercial?

Con una carta comercial que no tiene un buen formato, el destinatario de la carta puede terminar teniendo una mala impresión del remitente.

Un ejemplo de carta comercial idealmente incluiría lo siguiente.

Este ejemplo particular es uno de un formato de carta estadounidense, un formato de carta británico tendría algunas variaciones marginales.

• La fecha en que se escribió la carta, alineada a la izquierda y en formato día-mes-año
• La dirección del destinatario también a la izquierda
• El nombre del destinatario con cualquier saludo relevante
• Párrafos del cuerpo que describen la intención y el propósito de la carta
• Llamada a la acción: lo que se espera que haga el destinatario al recibir la carta
• El nombre y la firma del remitente
• Mención de documentos relevantes que se envían junto con la carta

Formato de correspondencia comercial: cómo terminar una y qué saludos usar

¿Cómo iniciar una carta comercial? ¿Cómo se debe redactar exactamente el cierre de una carta comercial?

Esta tabla recopila algunos de los mejores saludos para diferentes formatos de cartas comerciales.

Consejo profesional

Trata de no usar los saludos “Sra.” o “Señorita”, a menos que estés familiarizado con el estado civil del destinatario.

Usando estos consejos, tu carta debe comenzar con un saludo de la tabla anterior.

Un ejemplo podría ser:

Si tu carta está escrita a un departamento específico, en su lugar puede decir:

¡Es así de simple!

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Pasemos ahora a cómo acabar con el formato de carta profesional.

Las líneas de cierre son necesarias cuando se escriben cartas comerciales, ya que resaltan la sinceridad del remitente y tu gratitud hacia el destinatario.

Una muestra de un formato de carta comercial formal podría verse así:

Una vez que hayas incluido la línea de cierre, coloca una coma, un espacio y luego tu nombre.

Consejo profesional

Abstente de abusar de emojis, coloquialismos, signos de exclamación, signos de interrogación o mayúsculas. Además, la jerga y las abreviaciones de mensajes de texto son más adecuadas para la correspondencia informal y no son adecuadas para usarse en cartas comerciales.

¿Cómo crear un correo electrónico comercial personal?

Un correo electrónico comercial personal generalmente se escribe desde un punto de vista personal y se dirige a una empresa u otras personas en una empresa determinada.

Aquí hay algunos escenarios en los que se puede usar una carta comercial personal:

• De un cliente a una empresa
• De un posible empleado a un negocio
• De un individuo a una agencia gubernamental o funcionario
• De un empleador a sus trabajadores
• Entre colegas
• De una organización benéfica a un patrocinador potencial

Los objetivos clave de las cartas comerciales personales generalmente incluyen comenzar una correspondencia, enviar saludos, expresar gratitud, obtener información o ponerse al día con correspondencia o eventos anteriores.

Para escribir una carta comercial profesional, es necesaria una buena comprensión de tus elementos clave.

Para empezar, una buena carta comercial personal debes incluir:

• Saludo
• Párrafos del cuerpo
• Cierre
• La firma del remitente

Esta es una muestra de un formato de carta comercial estándar que se puede usar para un ejemplo de correo electrónico formal:

El correo electrónico no solo está escrito en un tono profesional, sino que también es directo y claro al transmitir el mensaje.

Además, el remitente también incluye sus datos de contacto para más correspondencia e indica qué archivo adjunto se adjunta al final de la carta.

Consejo profesional

Incluye siempre cualquier conocimiento contextual relevante que se requiera para que el destinatario comprenda tu mensaje y tome medidas en respuesta a él. Siempre es preferible suponer que el destinatario tiene el conocimiento contextual relevante.

Cómo dirigirte a una empresa en una carta

Después de leer el ejemplo de carta comercial personal ligeramente informal anterior, es posible que te preguntes si una carta escrita a otra empresa debe ser completamente formal.

En pocas palabras, ese no es necesariamente el caso.

Hoy en día, la escritura comercial ligeramente informal se ha convertido en la norma.

Esto puede entregar tu mensaje de una manera más comprensible y aumentar la legibilidad de tu carta.

Adoptar un tono informal en tu escritura comercial puede ser beneficioso si aumenta la claridad de tu mensaje y le da al destinatario una mejor comprensión de lo que estás transmitiendo.

Cuando escribes a una empresa, no siempre sabes quién terminará recibiendo y leyendo tu carta. Por lo tanto, el encabezado de una carta comercial puede ser de naturaleza más general.

Al escribir a otra empresa, tu carta comercial de saludo podría verse así:

Tu carta comercial dirigida a otra empresa también debe terminar con una llamada a la acción y una línea de cierre adecuada.

Por ejemplo,

Consejo profesional

No olvides revisar tu carta comercial antes de enviarla. Ponte en el lugar del destinatario y comprueba si la carta es clara y comprensible sin tener que volver a leerla. De lo contrario, podría ser beneficioso revisar tu carta para que sea más directa.

Obtén más información sobre la correspondencia comercial

Para obtener más información sobre qué es un encabezado comercial y cómo abordar correctamente una carta comercial, aquí hay algunos recursos que pueden ser útiles.

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• Este curso básico de correspondencia comercial te brindará un formato de correo electrónico de carta comercial versátil y te enseñará los fundamentos de la redacción, corrección y revisión de la correspondencia comercial.
• Este libro: Herramientas de escritura: 50 estrategias esenciales para cada escritor escrito por Roy Peter Clark también tiene algunos consejos concisos pero muy útiles que pueden ayudarte a sonar más seguro y confiable en la redacción de correos electrónicos de tu empresa.

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Artículo por:

Mati Presta