Skuteczna komunikacja biznesowa

Ostatnie badania wykazały, że 60% firm nie posiada odpowiednich procedur dotyczących komunikacji w firmie, a 29% pracowników skarży się, że słaba komunikacja biznesowa w ich firmach doprowadziła do upadku projektów różnego rodzaju.

Czy uważasz, że Twoja firma ma jeszcze wiele do zrobienia w kwestii sprawnej komunikacji i chcesz się tym zająć?

A może po prostu chcesz lepiej komunikować w swoim miejscu pracy?

Jeśli tak, czytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób możesz tego dokonać.

Zaczynajmy!

Czym w ogóle jest komunikacja biznesowa?

Definicja komunikacji biznesowej mówi o przekazywaniu informacji między współpracownikami w firmie, a także w kontakcie z podmiotami zewnętrznymi.

To zasadniczo tyle.

Posiadanie sprawnej komunikacji wewnątrz firmy ma kluczowe znaczenie dla jej rozwoju.

Jaka jest różnica między komunikacją interpersonalną a biznesową?

Podczas gdy codzienna komunikacja międzyludzka niekoniecznie wypełniona jest ukrytymi znaczeniami i intencjami, komunikacja biznesowa zawsze ma pewien określony cel.

Znaczenie komunikacji biznesowej sprowadza się i tkwi w:

• Dzieleniu się możliwościami lub nowymi pomysłami
• Opracowywaniu planów i propozycji biznesowych
• Umowach wykonawczych
• Dochodzeniu do kompromisów
• Składaniu i realizacji zamówień
• Udanym procesie sprzedaży
• Spotkaniach praktycznych

Mówiąc prościej, celem dobrej komunikacji w biznesie jest osiągnięcie lepszych wyników firmowych i ograniczenie błędów.

Przyjrzyjmy się temu wszystkiemu bliżej.

Jakie znaczenie ma komunikacja w biznesie

Trzy główne formy komunikacji w biznesie, które są powszechnie spotykane w świecie korporacyjnym, obejmują korespondencję ustną, pisemną lub w trakcie spotkań na żywo.

Chcesz wiedzieć, w jaki sposób komunikacja może wpłynąć na przebieg pracy w organizacji?

• W firmie: Przejrzysta komunikacja biznesowa w firmach może służyć jako forma motywacji dla pracowników i wzmacniania relacji między kierownictwem oraz resztą zatrudnionych osób.
• Między kierownictwem i resztą pracowników: Dobrze przemyślana komunikacja biznesowa między pracownikami a ich szefami może ograniczyć błędy w komunikacji i zmniejszyć występujące między nimi napięcia.
• Podczas spotkań roboczych: znaczenie komunikacji w trakcie dyskusji polega umożliwieniu wszystkim zaangażowanym stronom sensownej i użytecznej rozmowy na temat problemów firmy.
• W kontakcie z klientem: Umiejętność dobrej komunikacji z klientami może pozwolić firmie lepiej zrozumieć ich potrzeby, pragnienia oraz pozwolić na wypełnienie swoich zadań tak dobrze, jak to możliwe.
• W trakcie współpracy z dostawcami: Dostawcy i osoby trzecie również potrzebują jasno komunikowanych potrzeb, wytycznych i oczekiwań, by współpraca przebiegała bez żadnych nieporozumień i problemów.

We wszystkich tych przypadkach posiadanie skutecznych praktyk w ramach komunikacji biznesowej pozwala wszystkim stronom na skuteczne połączenie swoich zasobów i osiągnięcie celów.

Wskazówka

Aby dowiedzieć się więcej na temat tej koncepcji, przeczytaj "Communication skills by business professionals" autorstwa Celeste Lawson, Roberta Gilla, Angeli Feekery i Mieke Witsela. Jest to jeden z najlepiej napisanych podręczników dotyczących komunikacji biznesowej w dzisiejszych czasach. Jest pełen anegdot, które można z łatwością powiązać ze swoimi własnymi przeżyciami zawodowymi. Służy jako solidne wprowadzenie do komunikacji biznesowej i pomoże Ci zbudować solidne podstawy umiejętności komunikacyjnych, które będą miały praktyczne zastosowanie w Twoim miejscu pracy.

Mając wiedzę na temat tego, dlaczego komunikacja w biznesie jest ważna, przejdźmy do poprawy komunikacji biznesowej oraz najważniejszych technik porozumiewania się, które musisz opanować.

Jak rozwijać umiejętności komunikacji biznesowej i które z nich są najważniejsze

Aby lepiej komunikować się z innymi, musisz stać się osobą uważną i odrobinę się wysilić.

Do najważniejszych części komunikacji biznesowej, które każdy powinien znać i opanować, należy zaliczyć:

• Bycie dobrym słuchaczem
• Umiejętność dobrego pisania
• Umiejętność profesjonalnej socjalizacji z innymi
• Umiejętności interpersonalne
• Umiejętność odczytywania języka ciała
• Umiejętność dzielenia się pomysłami
• Umiejętność sprzedawania swoich pomysłów

Poniższe wskazówki pomogą Ci lepiej komunikować się w miejscu pracy:

Bądź kimś kto słucha. Bycie osobą, z którą ludzie mogą swobodnie rozmawiać, może pomóc Ci pokazać swoją otwartość gotowość do akceptowania nowych pomysłów. Może to zwiększyć gotowość Twoich partnerów do współpracy i osiągnięcia wspólnego celu.
👉 Jak możesz to osiągnąć: Uwzględnij przerwy w trakcie rozmowy, by inni mieli szansę się wypowiedzieć, potwierdzaj to, co mówią inni i zadawaj pytania, by angażować drugą stronę w dyskusję.

Starannie dobieraj słowa. Pismo biznesowe powinno być zwięzłe i ukierunkowane na cel, aby uniknąć pominięcia kluczowych informacji.
👉 Jak możesz to osiągnąć: Odpowiadaj na przychodzące maile, upewniaj się, że nie są wypełnione błędami i utrzymuj bezpośredni oraz jasny ton. Wiedza o tym, jak napisać list biznesowy, jest również bardzo ważna.

Miej świadomość swojego ciała. Ruchy rąk, sygnały werbalne, postawa, oddech i inne komunikaty płynące z języka ciała mogą sygnalizować Twój nastrój, intencje, a nawet poziom zainteresowania drugiej strony w rozmowie.
👉 Jak możesz to osiągnąć: Unikaj przyjmowania postawy obronnej podczas rozmowy z innymi i utrzymuj kontakt wzrokowy podczas wykonywania ruchów ręką na dobry początek.

Buduj lepsze relacje interpersonalne. Buduj dobre relacje z innymi stronami i współpracownikami.
👉 Jak możesz to osiągnąć: Bądź bardziej wrażliwy(-wa) na uczucia innych i docieraj do swoich rówieśników nie tylko jako partner biznesowy, ale również jako przyjaciel lub przyjaciółka.

Popracuj nad prezentacją. Dziel się wiedzą i koncepcjami z innymi w jasny i interesujący sposób.
👉 Jak możesz to osiągnąć: Naucz się opowiadania historii, uzasadniaj swoje argumenty faktami i wplataj osobiste akcenty lub anegdoty, by przekonać odbiorców do swojego punktu widzenia.

Naucz się sprzedawać swoje pomysły. Wykorzystuj swoje umiejętności, aby przekonywać różne strony do podejmowania pożądanych działań lub zakupu towaru.
👉 Jak możesz to osiągnąć: Załóż czapkę sprzedawcy i wykorzystaj swoje umiejętności, by Twoi rówieśnicy wspierali Cię, dołączali do Twojej sprawy, a szefowie dostarczali nowe towary i zasoby.

Dowiedz się, jak profesjonalnie nawiązywać kontakty towarzyskie z innymi: pokaż swoją wartość innym i zachęć innych do nawiązania z Tobą kontaktu. Musisz oferować wartość innym i być osobą zaangażowaną w to co robisz, by inni chcieli z Toba współpracować.
👉 Jak możesz to osiągnąć: Popracuj nad swoim small-talkiem, znajdź odpowiednie zajęcia i kursy, jeśli sytuacja tego wymaga.

Wskazówka

Chcesz dowiedzieć się, czym jest memorandum w komunikacji biznesowej? Znane również jako notatka, memorandum jest krótkim artykułem wykorzystywanym w świecie korporacyjnym do korespondencji w kontekście biznesowym. Służy do przekazywania wskazówek lub jako przypomnienie o konkretnych działaniach lub decyzjach.

Jakie są główne bariery komunikacyjne w biznesie i jak je pokonać

Posiadanie zwięzłej i bezpośredniej komunikacji firmowej jest bardzo ważne dla każdego biura.

Dobra komunikacja biznesowa może umożliwić różnym interesariuszom skuteczne wykonywanie swoich zadań i obowiązków.

Z drugiej strony brak odpowiednich procedur może utrudniać przepływ pomysłów i wiedzy oraz powodować niepotrzebne zamieszanie.

W prawdziwym świecie jest kilka sposobów, w jakie może się to ujawniać.

Czy zdajesz sobie sprawę, że listy motywacyjne również zaliczają się do grupy pism biznesowych? Zarejestruj się za darmo, by stworzyć niesamowity list motywacyjny, który pozwoli Ci zdobyć wymarzoną pracę.

Stwórz CV za darmo 👈

Możesz napotkać trudności z przekazaniem wiadomości osobom pracującym zdalnie

Po przekazaniu zadań swoim pracownikom, może się okazać, że ci robią coś zupełnie niepotrzebnego.

Sprawdzasz co się dzieje, by znaleźć przyczynę problemu, ale ich odpowiedzi nie dają Ci niczego konkretnego.

Próbujesz do nich dotrzeć, ale ich odpowiedzi dotyczą czegoś zupełnie innego i nikt nie wie o co właściwie chodzi.

Być może coś jest nie tak w Twoim łańcuchu korespondencji?

Oto, jak możesz rozwiązać ten problem.

Kroki, które należy podjąć:

• Zdecyduj się na konkretne formy komunikacji, z których będziesz korzystać ze swoimi pracownikami poza miejscem pracy i upewnij się, że są one ogólnie znane.
• Stwórz łańcuch korespondencji składający się z czasu odpowiedzi, metod komunikacji, które można wykorzystać, i zapisz całą procedurę.
• Zapisz wszystkie rozwiązania, które zostały przyjęte i podziel się informacjami z całą firmą.
• Skorzystaj z przypomnienia lub wydarzenia na urządzeniu mobilnym, by przypominać sobie o ponownym sprawdzaniu tych informacji co kwartał i upewnianiu się na bieżąco, że są aktualne i wydajne. W razie potrzeby edytuj je, by upewnić się, że odzwierciedlają zmieniające się okoliczności.

Wskazówka

Nie bój się używać narzędzi i metod korespondencyjnych. Jeśli nadal masz wątpliwości co do tego, jak technologia wpływa na komunikację biznesową, zastanów się nad rozwiązaniami mobilnymi, które już są używane do prowadzenia dyskusji w miejscu pracy i zastępują spotkania twarzą w twarz. Alternatywnie, pomyśl o odpowiednich aplikacjach, które są używane do komunikacji wewnątrz firmy zamiast tradycyjnych maili. Możesz nawet zbadać koncepcję wirtualnych seminariów w przeciwieństwie do tych fizycznych.

Wiadomości Cię przytłaczają i nie wiesz co robić

Być może są to wiadomości od Twojego szefa?

Czy przekazano Ci dodatkowe informacje dotyczące Twoich zadań, które sprawiły tylko, że wszystko jest jeszcze mniej jasne?

Możesz zacząć wątpić w swoje zdolność do wykonywania obowiązków z powodu zamieszania związanego z Twoimi zadaniami.

Jakie działania możesz podjąć, aby rozwiązać ten problem?

Kroki, które należy podjąć:

• Dowiedz się więcej o strukturze Twojej firmy i jej oddziałach, by wiedzieć, kto konkretnie zleca Ci zadania.
• Poproś o spotkanie z tą osobą i wyraź swoje wątpliwości, i obawy.
• Zaproponuj sposób, w jaki problem może zostać rozwiązany. Może to obejmować przejście na znormalizowaną platformę do korespondencji i planowania, korzystanie z jednej z aplikacji do przesyłania wiadomości lub posiadanie szczegółowego opisu zadania we wspólnym dokumencie.

Podsumowując: dlaczego komunikacja jest w biznesie kluczowa?

Brak odpowiednich sposobów wymiany informacji może prowadzić do nieporozumień.

Jasna i zwięzła komunikacja biznesowa może poprawić relacje zarówno z pracownikami, jak i klientami. Dzięki niej firma może osiągnąć jeszcze lepsze wyniki.

Dzięki tym wskazówkom, jeśli kiedykolwiek ktoś Cię poprosi o ”opisanie sytuacji, w którym uczestniczyłeś(-aś) w skutecznej komunikacji w środowisku biznesowym”, bez wahania podzielisz się osobistymi doświadczeniami!

Artykuł autorstwa:

SweetCV team