Prezentacja dla osób niebędących projektantami: jasna instrukcja i darmowe szablony

Po pierwsze i najważniejsze, pamiętaj o głównej zasadzie: tekst na każdym slajdzie nie powinien zajmować więcej niż 20% jego powierzchni. Przestrzegaj jej, a Twoja prezentacja będzie wyglądać profesjonalnie.

Gdy proporcje tekstu mamy już za sobą, możemy przejść do dalszych szczegółów.

W tym artykule znajdziesz podstawowe wskazówki dotyczące prezentacji dla osób, które nie zajmują się designem:

• Kilka słów o Prezentacjach Google i szablonach
• Dokładna instrukcja jak stworzyć prezentację
• Dodatkowe narzędzia, które ułatwiają tworzenie prezentacji
• Tajemnice osób, które z prezentacjami mają do czynienia na co dzień

Darmowe szablony prezentacji

Szukasz pomysłów na projekt swojej prezentacji?

Zespół SweetCV stworzył 2 szablony prezentacji, które można łatwo pobrać i wykorzystać do celów niekomercyjnych.

By skorzystać z naszych zasobów:

1. Kliknij w link, by pobrać nasz plik prezentacji za darmo. Zostały one stworzone w Prezentacjach Google i każda może być dostosowana do Twoich potrzeb.
2. Każda prezentacja jest wypełniona przykładowymi tekstami i grafikami tak, by można było sobie wyobrazić swoją prezentację. Możesz samodzielnie zajęć się edycją, dodawaniem i usuwaniem każdego elementu.

Wybierz jeden z naszych 2 bezpłatnych szablonów Prezentacji Google poniżej i zacznij:

Szablon prezentacji | Klasyczny

Szablon prezentacji | Jasny

Tworzenie prezentacji

Jeśli masz otwarty program PowerPoint i uważasz, że możesz już zaczynać wybieranie szablonu, pomyśl jeszcze raz!

Kluczem do stworzenia udanej prezentacji jest wybór odpowiednich informacji do slajdów.

Musisz wziąć pod uwagę informacje, które chcesz przekazać, przed przystąpieniem do projektowania. Najlepszym sposobem na to jest użycie formatu pytań i odpowiedzi do planowania slajdów. Przyjrzyjmy się temu, czym musisz się zająć w pierwszej kolejności:

Krok 1: Pomyśl o sytuacji, w jakiej prezentacja będzie przedstawiana. Czy będziesz obecny(-na) w trakcie prezentacji? Może będzie przedstawiana bez Ciebie?

Warunki, w jakich ludzie zobaczą Twoją prezentację, mają znaczenie: zamierzasz wygłosić przemówienie z prezentacją wyświetlaną na dużym ekranie, czy też zostanie ona przesłana mailem i obejrzana bez Twojego udziału?

Niezależnie od okoliczności, oto nasze wskazówki, które pomogą Ci w każdym przypadku:

Jeśli prezentujesz coś osobiście, na wykładzie, konferencji lub spotkaniu biznesowym, tekst na slajdach powinien być ograniczony do absolutnego minimum. Skracaj ile tylko się da; zamiast tego korzystaj z przywileju jakim jest możliwość wypowiedzenia się.

Publiczność powinna skupiać się na osobie, która prezentuje, a nie na slajdach. Używaj ich, aby demonstrować informacje, które dają wizualny wgląd w sprawę i podkreślają to, co mówisz. Kluczowymi komponentami będą zdjęcia, infografiki, grafiki, animacje i filmy. Każdy, zawarty w nich, tekst powinien mieć formę precyzyjnych, dobrze sformułowanych zdań.

Dlaczego?

• Dłuższe teksty wymagają czasu na przeczytanie i odwracają uwagę.
• Ludzie nie pamiętają szczegółów długich tekstów i szybciej mogą znudzić się prezentacją.

Mówiąc, możesz wygłosić świetną prezentację przy minimalnej ilości tekstu. Prezentacja może składać się wyłącznie ze zdjęć lub sekcji tytułowych. Osoba, która będzie udzielać szczegółowych informacji, w trakcie gdy na slajdach będą umieszczone wyłącznie kluczowe punkty, sprawi, że publiczność będzie bardziej skupiona na tym, co jest prezentowane.

W prezentacji, która będzie oglądana bez autora, musisz informować widza i nie pozostawiać żadnych wątpliwości. Prezentacje dla inwestorów i raporty z prezentacji są często wysyłane pocztą i przeglądane zdalnie, dlatego ważne jest, aby przedstawiały wszystkie szczegóły w łatwej do przeglądania formie. Tekst nie powinien stanowić więcej niż 30% slajdu. Zwięzłość jest najważniejsza, a każdy slajd powinien jasno wyrażać określoną ideę. Nie ma miejsca na niedopatrzenia i niejasności.

Gdy już wiesz, w jakich warunkach inni będą zapoznawać się z Twoją prezentacją, możesz przejść do jej projektowania.

Krok 2: Kto jest Twoją grupą docelową?

Treść prezentacji, ton, sposób wizualizacji oraz kontekst zależy w dużej mierze od odbiorców.

Ważne jest, aby wiedzieć, jak dobrze Twoi widzowie są już zaznajomieni z danym tematem.

Prezentacja na temat teorii strun dla 7-klasistów będzie mocno odbiegać od tej, którą będziesz przedstawiać na wydziale fizyki. Złożoność obrazów lub diagramów, terminy, których użyjesz oraz narzędzia do wizualizacji muszą być starannie dostosowane do odbiorców.

Dlatego należy wziąć pod uwagę wiek i pochodzenie publiczności. Młodsi widzowie mogą preferować bogatsze wizualnie prezentacje. Osoby, które zajmują się tym na co dzień, starają się utrzymać zaangażowanie widzów, by przekazać w ten sposób potrzebne informacje.

Jeśli masz prezentować produkt inwestorowi lub komuś postawionemu wyżej w hierarchii, będziesz chciał(a) zamieścić wizualizacje zawierające o wiele więcej szczegółów. Twoja prezentacja będzie musiała składać się ze szczegółowych danych i ich analizy. Z drugiej strony, jeśli przedstawiasz produkt konsumentowi, szczegółowe wykresy i slajdy nie będą potrzebne. W takiej sytuacji należy postawić na nawiązanie kontaktu i więzi emocjonalnej.

Tworząc prezentację, pamiętaj o typowym wizerunku odbiorców i dostosuj do niego treść prezentacji.

Po rozważeniu swojej sytuacji i publiczności, która będzie się z nią zapoznawać, możesz przejść do tworzenia slajdów.

Krok 3: Zaplanuj prezentację, której akcja będzie się rozwijać

Publiczność musi być zaangażowana podczas prezentacji. Jeśli nie chcesz ryzykować znudzenia wszystkich w ciągu pierwszych kilku minut, to, co przedstawiasz, musi być interesujące. Najlepszym sposobem na utrzymanie uwagi uczestników jest wplecenie w prezentację pewnej narracji, podobnie jak w filmach.

Niektórzy nazywają to storytellingiem. Jest to dosyć wymagające narzędzie, ale daje doskonałe efekty. By dowiedzieć się więcej, przeczytaj ten artykuł.

Jeśli nie masz wystarczająco dużo czasu, oto kilka kluczowych punktów 👇

Ogólna fabuła zależy całkowicie od Ciebie, ale zasadniczo można ją podzielić na następujące elementy:

1. Wstęp. Kilka pierwszych slajdów powinno przedstawiać kontekst, jak początek książki, który tworzy zarys fabuły. Rozpocznij swoją prezentację od wstępu i pewnych problemów.
   Przykład 1: W przypadku prezentacji produktu możesz zacząć od listy bieżących problemów, z którymi boryka się konsument.
   Przykład 2: Pierwsze slajdy prezentacji wykładu lub raportu, które pokrótce omówią historię i teorię zagadnienia.
2. Rozwój akcji. To jest główna część Twojej prezentacji.
   Tutaj należy szczegółowo opisać przebieg swoich badań i przedstawić wszelkie nowe rozwiązania, produkty lub innowacje. Wyjaśnij właściwości produktu, podziel się analizą danych lub historią swojej marki itp.
3. Moment kulminacyjny. W tym miejscu należy umieścić najważniejszą rzecz, którą masz do przekazania w trakcie prezentacji. Pokaż wyniki swoich ustaleń lub podkreśl korzyści płynące z produktu.
4. Zakończenie. Ostatnie slajdy prezentacji powinny doprowadzić do logicznego zakończenia i pozostawić widzów z wrażeniem, które zapada w pamięć i potwierdza Twoja ustalenia.

Slajdy końcowe powinny zawierać podsumowanie całej prezentacji z zaznaczonymi ważnymi fragmentami. Możesz dołączyć wezwanie do działania, które zmotywuje widzów. Podanie danych kontaktowych to idealny sposób na zakończenie.

Wszystkie dobre filmy i książki mają w sobie te elementy.

Wskazówka

Stwórz ze swoich slajdów konkretną historię. Ludzie je uwielbiają. W ten sposób lepiej zapamiętujemy informacje i budujemy więzi emocjonalne. Dowiedz się na więcej na ten temat.

Poniższe pytania mogą pomóc w zaplanowaniu układu opowieści i stworzeniu doskonałej prezentacji:

1. Jaki jest temat prezentacji?
2. Dlaczego jest to ważne dla widza i dlaczego warto poświęcić na to czas?
3. Co widz wyniesie z oglądania prezentacji lub zyska korzystając z produktu?

Pomysł na plan prezentacji produktu:

1. Problem, z którym borykają się konsumenci.
2. Rozwiązanie/pomysł, który oferujesz. Prezentacja produktu.
3. Korzyści płynące z Twojego pomysłu.
4. Jak działa Twój produkt: jego cechy i zastosowane technologie.
5. Historia lub anegdota o firmie lub zespole, która pokazuje, dlaczego warto powierzyć mu wdrożenie rozwiązania.
6. Wezwanie do działania: zachęć odbiorców do zakupu, zmotywuj ich do nauki/zaproś do współpracy i zachęć do zadawania pytań.

Oto szablon prezentacji z zakresu historii:

1. Kontekst: wprowadzenie tego, co zostanie omówione w prezentacji i wszelkich podstawowych pojęć.
2. Wstępne przesłanki
3. Przegląd wydarzeń lub osobowości, które będą opisywane w trakcie prezentacji
4. Analiza zdarzeń
5. Wnioski

Nadanie prezentacji fabuły zapewnia automatyczną strukturę. Jeśli jest dobrze zaplanowana i wypełniona punktami kontrolnymi, widzowie wchłoną więcej informacji.

Wskazówka

Co zrobić, jeśli tekst prezentacji marketingowej zajmuje 10 stron ciągłego tekstu?
Na podstawie powyższego układu wykresu uporządkuj wszystkie informacje w odpowiedniej kolejności: najpierw znajdź tło lub jakiekolwiek problemy, a następnie główną część, wszelkie argumenty i wreszcie wnioski. Podziel tekst najpierw na sekcje, a następnie na podrozdziały. Nie przegap żadnych kluczowych informacji.

Krok 4: Tworzenie układu prezentacji

Kiedy już skonstruujesz swoją fabułę, odetchnij z ulgą, ponieważ Twoje przygotowania właśnie się skończyły. Teraz możesz otworzyć PowerPointa!

Jak utworzyć układ za pomocą programu PowerPoint lub podobnego oprogramowania do prezentacji:

1. Dodaj kilka pustych slajdów (w oparciu o już wybraną strukturę) i umieść wymagany tekst na każdym z nich.
2. Teraz jest odpowiedni moment na to, aby sprawdzić, czy Twoje informacje są jasne i na temat. Nie ma miejsca na zbędną treść.
3. Zapomnij o designie, na razie wystarczy czarny tekst na białym tle. Twoim priorytetem jest na razie stworzenie sensownej, spójnej prezentacji. Później zajmiesz się ozdobnikami.
4. Pamiętaj - żadnych rozprawek. Musisz zostawić miejsce na odpowiednią wizualizację.

Twój pierwszy projekt jest już gotowy! Następnie zajmiemy się ostatecznymi poprawkami tekstu.

Krok 5: Edytuj tekst prezentacji

Teraz nadszedł czas, by być najsurowszym redaktorem na świecie. Musisz wyciąć część tekstu na każdym slajdzie.

Nie baw się w sentymenty, jeśli chodzi o usuwanie niepotrzebnych szczegółów; Twoim celem jest uczynienie wszystkich zdań tak jasnymi, jak to możliwe i pozostawienie tylko niezbędnych informacji. Zbyt duża ilość tekstu to jeden z najczęstszych błędów w projektowaniu prezentacji, których należy unikać.

Wskazówka

W prezentacji do raportu tekst powinien zajmować nie więcej niż 20% jednego slajdu. W przypadku prezentacji, która będzie oglądana bez prelegenta, slajd może być zapełniony tekstem w 30%.

Przewodnik do edycji tekstu::

1. Wypełniacze są Twoimi największymi wrogami, gdy zamierzasz przedstawiać wyłącznie istotne informacje. Usuwaj wszystkie i nie używaj zwrotów pokroju ”przede wszystkim”, ponieważ są one zupełnie niepotrzebne. Nie mów ”bez cienia wątpliwości” lub ”jak wszyscy wiedzą”. Te zwroty nie dodają nic prócz zamieszania, gdy wszyscy zaczynają się zastanawiać, czy to, co mówisz, jest takie jasne i oczywiste.
2. Uogólnienia również nie są potrzebne, jeśli nie są częścią narracji. Zastąp je jasnymi frazami, faktami lub liczbami. Wyrażenia takie jak ”szeroki zakres usług” powinny być przedstawiane jako lista konkretnych usług. Podawaj faktyczną datę zamiast mówić o ”połowie marca”. Podaj link do konkretnego źródła informacji zamiast mówić o ”jakimś naukowcu” lub ”grupie badaczy”.
3. Przymiotniki i przysłówki mogą sprawić, że Twoja prezentacja będzie mniej obiektywna i stronnicza, jeśli miejsce faktów wypełnią Twoje opinie i przekonania. O ile nie są one kluczowe, usuń słowa i sformułowania takie jak ”zasłużone” lub ”wysokiej jakości” i zastąp je danymi ilościowymi. Nie mów ”dokładnie” lub ”precyzyjnie” lub ”nie mniej niż 300” – powiedz po prostu 300!
4. Kwiecisty język. Spróbuj zamienić ”zamierzam” na ”zrobię” lub „wykonać pomiary” na „zmierzyć”. Upewnij się, że upraszczasz złożone wyrażenia - „przeprowadzam czynności mające na celu dystrybucję towarów” można skrócić do „sprzedaję”. Sprawdź każde długie zdanie i je przeformułuj.

Jeśli wygłaszasz prezentację z przemówieniem, możesz pisać zdania w formie sloganów (skróci to tekst) i zastąpić większość tekstu obrazkami, grafikami i infografikami.

Dobrym pomysłem jest używanie na slajdach list.

Jeśli udało Ci się poprawnie przeredagować tekst, prezentacja będzie dobra niezależnie od projektu, który wybierzesz.

Krok 6: Elementy projektu prezentacji

Oczywistym wyborem dla osób niebędących projektantami jest skorzystanie z szablonów prezentacji.

Istnieje wiele miejsc, w których można znaleźć szablony. Przyjrzyjmy się im nieco bliżej.

Jeśli chcesz zapewnić swojej prezentacji jak najlepszy odbiór, rozważ następujące rzeczy:

1. Minimalizm jest lepszy niż slajd przesycony elementami graficznymi. Nie bój się zostawić białego tła i postaw na klasyczny, czarny tekst, byleby przyciągał wzrok.
2. Dobierz czcionki. Najlepiej wybrać jedną czcionkę dla całej prezentacji, opcjonalnie jedną do tytułów, drugą do reszty tekstu. Darmowe czcionki Google można pobrać tutaj.
3. Ogranicz paletę kolorów. Do prezentacji wybierz 2-3 kolory uzupełniające: jeden dla tła, jeden dla tekstu i jeden dla akcentów. Kliknij tutaj, aby sprawdzić kilka pomysłów na kolorystykę.
4. Używaj jasnych, wysokiej jakości zdjęć, dla dodatkowych efektów wizualnych. Pokażemy Ci, gdzie je zdobyć.
5. Nie bój się pustych obszarów. Informacja jest łatwiejsza do przyswojenia, gdy jest mniej zagracona. Możesz ocenić swój slajd, patrząc na niego z daleka. Zrób kilka kroków w tył, by Twoje oczy mogły zobaczyć wszystkie informacje jednocześnie. Jeśli nie dostrzegasz wszystkiego, musisz usunąć niektóre z nich.

Polecane serwisy

Niektóre świetne usługi do sprawdzenia, które polecają dosłownie wszyscy, to PowerPoint, Apple Keynote, Google Prezentacje i Canva.

Niektóre z nich umożliwiają tworzenie prezentacji online w przeglądarce, podczas gdy inne pozwalają na tworzenie projektów również w trybie offline.

PowerPoint, jak już wspomnieliśmy, jest bardziej niż wystarczający. Posiada wygodne narzędzia, łatwe do edycji szablony oraz możliwość kompleksowej animacji elementów na slajdzie. Możesz animować przejścia między slajdami - to świetna opcja do prezentacji nowych technologii. Szablony PowerPoint są świetną alternatywą dla Photoshopa. Który jest doskonałą, ale kosztowną opcją. Inną, bardzo podobną, usługą do rozważenia jest Apple Keynote.

Prezentacje Google mają bardzo przyjazny dla użytkownika interfejs i są bardzo podobne do PowerPointa. Zawierają własne proste szablony i zapewniają podstawową animację slajdów. Możesz eksportować pliki do formatów PDF, PPTX i otwierać je później w PowerPoincie w innym miejscu. Sprawdzają się świetnie do przechowywania plików w chmurze.

Canva. Szablony mają nowoczesny, ostry wygląd, ale te fajniejsze mają swoją cenę. Darmowe funkcje są dosyć szczątkowe, ale nadal są świetne. Jeśli liczy się dla Ciebie wygląd i możesz sobie pozwolić na pewien wydatek, jest to najlepszy wybór.

Gdzie można uzyskać zdjęcia i ilustracje do prezentacji

Wielu projektantów ma prezentacje z oszałamiającymi efektami wizualnymi, ale nie wszyscy są fotografami i nie zatrudniają profesjonalistów do każdego projektu. Współczesny świat jest szybki, pełen terminów i zmian. Ponieważ projekty są ulotne, większość projektantów pozyskuje swoje obrazy z witryn ze stockowymi zdjęciami. Jest to o wiele tańsze i wygodniejsze. Nie musisz wymyślać koła na nowo, gdy strony internetowe są pełne wysokiej jakości zdjęć, ikon i ilustracji.

Oto lista bezpłatnych* stron ze stockowymi zdjęciami, dzięki którym uzyskasz dostęp do materiałów potrzebnych w trakcie tworzenia prezentacji.

1. Stockowe zdjęcia - Unsplash, Pixabay, Pexels
2. Ilustracje - FreePick
3. Ikony - Iconfinder, Flaticon, The Unknown Project, Google Material Icons

* Zwracaj uwagę na licencje, może być wymagane podanie autora, by zapobiec naruszeniu praw autorskich.

☝️ Wybierz zdjęcia, które mają podobny styl, o podobnych kolorach i rozdzielczościach, aby nadać spójność prezentacji. Unikaj obrazów, które są banalne.

☝️ Jedność kolorów i stylów jest równie ważna w przypadku ilustracji

☝️ W przypadku ikon spójrz na grubość konturu i ich wypełnienie, i zachowaj jednolitość na swojej prezentacji, by każdy z nich wydawał się być częścią jednej całości.

Powodzenia!

Nie zapomnij dodać swoich umiejętności w zakresie tworzenia prezentacji do swojego CV. Jeśli nadal nie masz CV ze SweetCV - stwórz je teraz!

Zarejestruj się teraz 👈

Artykuł autorstwa:

SweetCV team