Podstawy korespondencji biznesowej

Umiejętność napisania dobrego listu biznesowego jest dziś w korporacyjnym świecie bardzo ważna.

Brak profesjonalizmu w komunikacji może sprawić, że Ty i Twoja firma poniesiecie realne straty.

W związku z tym przygotowaliśmy dla Ciebie kilka wskazówek i sztuczek. Tutaj dowiesz się o:

• Kluczowych formach, które mogą przyjmować listy biznesowe
• Sekretach formalnej komunikacji w najlepszym stylu
• Najlepszym sposobie na zaadresowanie listu do firmy
• Przydatnych zasoby ułatwiających pisanie korespondencji biznesowej
• I dużo więcej!

Przejdźmy do konkretów!

Najważniejsze formy listów biznesowych

Tradycyjnym medium, za pomocą którego porozumiewano się w sprawach biznesowych, była poczta. Wraz z pojawieniem się szybkiej komunikacji internetowej, sytuacja drastycznie się jednak zmienia.

Tradycyjne formy wymiany informacji w błyskawicznym tempie zastępuje poczta elektroniczna.

Niektóre z najczęściej używanych form listów biznesowych obejmują:

Listy motywacyjne

List motywacyjny to forma korespondencji, którą kandydaci często dołączają do swoich życiorysów, gdy ubiegają się o pracę. Chociaż list motywacyjny nie jest niezbędny w każdym przypadku, wysłanie go może być bardzo przydatne do zaprezentowania doświadczenia w branży, umiejętności i chęci do podjęcia pracy.

Wybierz jeden z naszych prostych szablonów listu motywacyjnego i stwórz idealny dokument w kilka minut. Wypełnij puste pola, zapisz i wyeksportuj w formacie, którego potrzebujesz!

Przegląd szablonów 🔎

Listy sprzedażowy

Innym popularnym formatem listu, który jest często wykorzystywany w komunikacji biznesowej, jest list sprzedażowy. Celem takiego listu jest przyciągnięcie uwagi potencjalnych klientów i przekształcenie ich w klientów realnych.

Listy uzupełniające

Są one powszechnie używane do kontynuowania bieżącej korespondencji i służą zwykle jako przypomnienia. Zwykle nie są zbyt długie i odnoszą się do wcześniejszej rozmowy lub wydarzenia.

Zapytanie ofertowe

Listy z zapytaniami służą do uzyskania więcej informacji na konkretny temat lub od odbiorcy listu.

Listy polecające

Mają zastosowanie w przypadku działów HR, które szukają nowych pracowników – są często oczekiwane od potencjalnych kandydatów.

Pisma reklamacyjne/skargi

Pisma te robią dokładnie to, co sugeruje ich nazwa - formalnie wyrażają z czegoś niezadowolenie.

Odpowiedź na skargę

Tego typu korespondencja służy do udzielania odpowiedzi na pisma reklamacyjne i skargi. Zaczynają się one od rozpoznania kwestii wskazanych przez skarżącego, a następnie poinformowania niezadowolonej osoby o środkach wprowadzonych w celu ich rozwiązania.

Pomimo różnych rodzajów listów biznesowych i szerokiej gamy sytuacji, w których można je wykorzystać, wszystkie są tworzone w podobny sposób.

Wskazówka

Zawsze dobrze jest zrozumieć grupę docelową swojego listu przed napisaniem. Ta wiedza może pomóc w ustaleniu najlepszego stylu i tonu, w jakim należy napisać list. List skierowany do szefa powinien być pozbawiony kolokwializmów, których możesz użyć w trakcie komunikowania się ze znajomymi.

Idealny format profesjonalnego listu

Być może zastanawiasz się, jakie jest zastosowanie formatu listu biznesowego.

W przypadku listu biznesowego, który nie jest dobrze napisany, odbiorca listu może wytworzyć sobie o wysyłającym błędne, negatywne wrażenie.

Przykładowy list biznesowy zawierałby następujące elementy.

Poniższa lista opisuje amerykański format listu biznesowego; format brytyjski może się od niego marginalnie różnić.

• Data napisania listu wyrównana do lewej strony w formacie miesiąc-dzień-rok
• Adres odbiorcy również po lewej stronie
• Nazwisko odbiorcy wraz z wszelkimi stosownymi pozdrowieniami
• Akapity, które opisują intencję i cel listu
• Wezwanie do działania - opis czego oczekuje się od odbiorcy listu
• Podpis nadawcy
• Wzmianka o dokumentach, które są przesyłane wraz z pismem

Jeśli zdarza Ci się pisać listy biznesowe po angielsku, możesz być również zainteresowany(-na) różnicami jakie występują między ich amerykańskimi i brytyjskimi wersjami.

Korespondencja biznesowa: jak ją kończyć i jakich pozdrowień używać

Jak rozpocząć list biznesowy? Jak go zakończyć?

Poniższa tabela zawiera najczęściej spotykane powitania, które można wykorzystywać w przypadku różnych formatów biznesowych.

Twój list powinien zacząć się jednym z pozdrowień zawartych powyżej.

Przykład może wyglądać tak:

Jeśli Twój list został napisany do konkretnego działu, możesz również napisać:

To takie proste!

Powiązany artykuł

Jak używać mocnych i modnych słów w CV w 2024

Co to są mocne słowa i słowa pozytywne? Rozważamy tę różnicę, podając przykłady i wyjaśniamy, jakich słów używać, by znaleźć wymarzoną pracę.

Przejdźmy teraz do tego, jak zakończyć list biznesowy w sposób profesjonalny.

Pozdrowienia są w listach biznesowych niezbędne, ponieważ podkreślają szczerość nadawcy i jego wdzięczność dla odbiorcy.

Takie pozdrowienie może wyglądać mniej więcej tak:

Po pozdrowieniach umieść przecinek, kliknij spację i podpisz się.

Wskazówka

Powstrzymaj się od nadużywania emotek, kolokwializmów, wykrzykników, znaków zapytania lub pisania słów wielkimi literami. Slang oraz skróty myślowe lub tekstowe nadają się do korespondencji z przyjaciółmi, ale nie ma dla nich miejsca w komunikacji biznesowej.

Jak stworzyć osobisty służbowy mail?

Osobisty mail biznesowy jest zazwyczaj pisany z osobistego punktu widzenia i adresowany do firmy lub innych osób w danej firmie.

Oto kilka scenariuszy, w których można użyć osobistego listu służbowego:

• Od klienta do firmy
• Od potencjalnego pracownika do firmy
• Od osoby fizycznej do agencji rządowej lub urzędnika
• Od pracodawcy do pracowników
• Pomiędzy współpracownikami
• Od organizacji charytatywnej do potencjalnego patrona

Celem osobistych listów biznesowych jest najczęściej rozpoczęcie korespondencji, wysłanie pozdrowienia, wyrażenie wdzięczności, uzyskanie informacji lub nadrobienie zaległości w poprzedniej korespondencji i wydarzeniach.

Aby napisać profesjonalny list biznesowy, konieczne jest dobre zrozumienie jego kluczowych elementów.

Dobry osobisty list biznesowy powinien zawierać:

• Zwrot grzecznościowy
• Akapity
• Zakończenie
• Podpis nadawcy

Oto przykład standardowego listu biznesowego, który można wykorzystać w wiadomości e-mail:

E-mail jest nie tylko napisany profesjonalnym tonem, ale jest również bezpośredni i jasny w tym co chce przekazać.

Dodatkowo nadawca zamieszcza również swoje dane kontaktowe do dalszej korespondencji oraz określa, jaki załącznik znajduje się na końcu pisma.

Wskazówka

Zawsze zawieraj w swoich wiadomościach odpowiedni kontekst tak, by odbiorca zrozumiał Twoją wiadomość i podjął w związku z nią odpowiednie kroki. Bezpieczniej jest założyć, że odbiorca może czegoś nie wiedzieć.

Jak zwrócić się do firmy w liście

Po przeczytaniu nieco nieformalnego przykładu osobistego listu biznesowego powyżej, możesz się zastanawiać, czy list napisany do innej firmy musi być całkowicie formalny.

Mówiąc najprościej - niekoniecznie.

W dzisiejszych czasach nieformalny ton w pismach biznesowych staje się normą.

Sprawia, że list lepiej trafia do odbiorców i zwiększa jego czytelność.

Przyjęcie nieformalnego tonu w piśmie biznesowym może być korzystne, jeśli zwiększa jasność wiadomości i daje odbiorcy lepsze zrozumienie tego, co przekazujesz.

Kiedy piszesz do firmy, nie zawsze wiesz, kto otrzyma i przeczyta Twój list. Z tego względu nagłówek listu biznesowego może mieć bardziej ogólny charakter.

Pisząc do innej firmy, Twój list powitalny może wyglądać następująco:

Twój list biznesowy skierowany do innej firmy również powinien kończyć się zachętą do kontaktu i odpowiednimi pozdrowieniami.

Na przykład,

Wskazówka

Nie zapomnij sprawdzić swojego listu biznesowego przed wysłaniem. Postaw się na miejscu odbiorcy i sprawdź, czy list jest jasny i zrozumiały bez konieczności jego ponownego czytania. W przeciwnym razie konieczne może być zredagowanie listu tak, aby był bardziej bezpośredni.

Dowiedz się więcej o korespondencji biznesowej

Poniżej znajdziesz kilka rzeczy, które będą przydatne, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, czym jest nagłówek biznesowy i jak prawidłowo adresować list biznesowy.

• Ten kurs pisania listów biznesowych nauczy Cię, jak napisać idealny list biznesowy.
• Ten podstawowy kurs korespondencji biznesowej wyposaży Cię w wiedzę i zasoby potrzebne do pisania różnego rodzaju wiadomości biznesowych, nauczy Cię podstaw pisania oraz redagowania korespondencji biznesowej.
• Książa “Writing Tools: 50 Essential Strategies for Every Writer” napisana przez Roya Petera Clarka zawiera kilka zwięzłych, ale bardzo przydatnych wskazówek, które mogą pomóc Ci brzmieć pewniej w swoich mailach i listach formalnych.

Stwórz swój profesjonalny list motywacyjny w kreatorze online SweetCV. Zarejestruj się, wybierz szablon swojego listu i stwórz go w 10 minut!

Stwórz CV teraz 🔥

Artykuł autorstwa:

SweetCV team