Habilidades eficazes de comunicação empresarial

Pesquisas recentes descobriram que 60% das empresas carecem de procedimentos adequados de comunicação dentro da empresa e 29% dos funcionários reclamam que as comunicações comerciais sem brilho dentro de suas empresas levaram à queda de vários negócios.

Você acha que sua empresa deixa muito a desejar na área de uma boa comunicação corporativa e quer consertar isso?

Ou você está simplesmente procurando se tornar um melhor comunicador no local de trabalho?

Se for o caso, continue lendo para descobrir como você pode atingir esses objetivos.

Vamos começar!

O que é comunicação empresarial em termos leigos?

A definição de comunicação empresarial refere-se à troca de mensagens entre colegas de uma empresa, bem como com agentes externos.

E isso é tudo que realmente significa.

Ter uma boa comunicação interna é crucial para uma empresa se expandir e prosperar.

Qual a diferença entre comunicação interpessoal e empresarial?

Embora as comunicações interpessoais do dia-a-dia não tenham necessariamente um motivo ou intenção oculta, a comunicação empresarial sempre tem um objetivo-alvo.

A importância da comunicação empresarial está em:

• Compartilhar possibilidades ou novos planos de negócios
• Elaborar pautas e propostas (escrita comercial)
• Implementar acordos
• Chegar aos consensos
• Enviar e concluir de pedidos
• Venda bem sucedida
• Reuniões práticas

Basicamente, o objetivo de uma boa comunicação nos negócios é alcançar melhores resultados corporativos e limitar os erros.

Vamos nos aprofundar nessa ideia.

Qual é exatamente a importância da comunicação nos negócios

As três principais formas de comunicação nos negócios comumente encontradas no mundo corporativo incluem comunicação oral, escrita e física ou ao vivo.

Gostaria de saber como a comunicação pode afetar o fluxo de trabalho em uma empresa? Algumas possibilidades são:

• Dentro da empresa: Comunicações de negócios claras dentro das empresas podem servir como uma forma de motivação para os trabalhadores e impulsionar as relações entre a gestão e a base.
• Entre colaboradores e seus líderes: Uma comunicação comercial bem pensada entre colaboradores e seus líderes pode limitar a má interpretação e reduzir atritos.
• Durante as reuniões de trabalho: A importância da comunicação nas discussões é que ela pode permitir que todas as partes envolvidas tenham uma conversa relevante e útil sobre os problemas da empresa.
• Com clientes: Ser capaz de se comunicar bem com os clientes pode permitir que uma empresa entenda melhor as necessidades e desejos dos clientes para oferecer o melhor resultado possível.
• Com fornecedores: Fornecedores e terceirizados também precisam que as empresas indiquem claramente as necessidades, expectativas e cronogramas de seus projetos para que possam entregar resultados no prazo e à altura.

Em todos esses cenários, ter práticas eficazes de comunicação empresarial permite que todos os envolvidos tenham uma só mentalidade e cumpram seus objetivos e alcancem suas metas com eficiência.

Dica profissional

Para saber mais sobre esse conceito, leia "Comunicação corporativa: Gestão, imagem e posicionamento", de Maristela Mafei e Valdete Cecato. É um dos livros didáticos de comunicação empresarial mais bem escritos nos dias de hoje e está repleto de fundamentos aplicáveis. Ele serve como uma introdução sólida à comunicação empresarial e o ajudará a construir uma base sólida em habilidades de comunicação que tenham aplicação prática em seu local de trabalho.

Com esse conhecimento de por que a comunicação é importante nos negócios, vamos agora passar para como melhorar a comunicação empresarial junto com as técnicas de comunicação mais cruciais que você deve aprender.

Como desenvolver habilidades de comunicação empresarial e quais são as mais cruciais

Para se comunicar melhor com os outros, você precisará estar atento e se esforçar todos os dias.

Entre as técnicas de comunicação corporativa mais essenciais que se deve possuir estão:

• Ser um bom ouvinte atento
• Capacidade de escrever bem
• Saber socializar profissionalmente com os outros
• Habilidades interpessoais
• Capacidade de ler a linguagem corporal
• Saber compartilhar ideias
• Tornar-se um bom vendedor

As dicas a seguir podem ajudá-lo a se comunicar melhor no local de trabalho:

Torne-se um ouvinte melhor: Ser alguém com quem as pessoas podem falar livremente pode ajudá-lo a mostrar aos outros que você tem a mente aberta e aceita novas ideias. Isso pode aumentar a disposição de seus colegas de trabalhar com você para alcançar resultados para um objetivo comum.
👉 Como você pode conseguir isso: Inclua pausas em seu discurso para que outros possam entrar na conversa, reforçe o que os outros falam e faça perguntas para envolver os participantes.

Torne-se um melhor redator: a escrita comercial deve ser concisa e direcionada a objetivos para evitar prejudicar a mensagem principal.
👉 Como você pode conseguir isso: responda aos e-mails recebidos, certifique-se de que não haja erros em seu texto e mantenha sua escrita direta e clara. Saber escrever uma carta de comunicação empresarial é um bom começo também.

Esteja ciente de sua linguagem corporal: ações manuais, sinais visuais, sinais verbais, postura, respiração e outras sugestões de linguagem corporal podem sinalizar seu humor, intenção e até mesmo seu nível de interesse para a outra parte em uma conversa.
👉 Como você pode conseguir isso: evitar assumir uma postura defensiva ao falar com outras pessoas e manter contato visual enquanto faz movimentos amplos com as mãos é um bom começo.

Construir melhores relacionamentos interpessoais: Crie boas relações de trabalho com outras pessoas e pares no mundo corporativo.
👉 Como você pode conseguir isso: Seja mais atencioso com os sentimentos dos outros e aborde seus colegas não apenas como um parceiro de negócios, mas como um amigo.

Torne-se um melhor apresentador: Compartilhe conhecimentos e conceitos com outras pessoas de maneira clara, informativa e interessante.
👉 Como você pode conseguir isso: Adquira algumas habilidades de contar histórias, fundamente seus argumentos com fatos e adicione um toque pessoal ou dicas para influenciar seu público ao seu ponto de vista.

Torne-se um melhor vendedor: Faça uso de suas habilidades para convencer várias pessoas a tomar um curso de ação desejado ou comprar um bem ou serviço.
👉 Como você pode conseguir isso: coloque seu chapéu de vendedor e use suas habilidades para fazer com que seus colegas te apoiem, seus colegas de trabalho se juntem à sua causa ou seus chefes forneçam novos produtos ou serviços.

Saber como socializar profissionalmente com os outros: mostre seu valor para os outros e incentive os outros a se conectarem com você. Para melhorar nisso, você precisa oferecer valor aos outros e ser um indivíduo suficientemente envolvente para que os outros queiram se conectar com você.
👉 Como você pode conseguir: Adquira algumas habilidades básicas de bate-papo, participe de compromissos sociais e entre em contato para estender a assistência, caso a situação te exija isso.

Dica profissional

Quer saber o que é um memorando na comunicação empresarial? Um memorando é um pequeno artigo escrito usado no mundo corporativo para comunicação interna de negócios. É usado para fornecer instruções ou agir como um lembrete de uma atividade ou decisão.

Quais são as principais barreiras para comunicação dos negócios no mercado de trabalho e como você pode superar

Ter uma comunicação corporativa concisa e direta é muito importante para o bom funcionamento de qualquer escritório.

Uma boa comunicação empresarial pode permitir que as várias partes interessadas cumpram bem suas tarefas e responsabilidades.

Por outro lado, a falta de procedimentos adequados pode impedir o fluxo de ideias e conhecimento e pode resultar em confusão.

No mundo real, aqui estão algumas maneiras pelas quais isso pode se manifestar.

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Você pode ter dificuldade em transmitir sua mensagem aos colaboradores remotos

Depois de distribuir tarefas para seus colaboradores, eles acabam produzindo um trabalho abaixo da média.

Você os sonda para descobrir qual pode ser o problema, mas suas respostas não fornecem nenhum esclarecimento.

Então, você tenta entrar em contato com eles, mas eles respondem a você por mensagem, perdendo assim a linha de pensamento.

Talvez haja algo que não está funcionando muito bem em sua cadeia de comunicação?

Aqui está como você pode solucionar isso.

Passos que você pode tomar:

• Decida sobre as principais formas de comunicação que você usará com seus funcionários remotos e certifique-se de que eles conheçam esses métodos de comunicação.
• Crie uma cadeia de comunicação que consiste em um tempo de resposta, métodos de comunicação que podem ser usados e registre o procedimento.
• Anote todas as etapas que você realizou nesse processo e compartilhe as anotações com toda a empresa.
• Use um lembrete ou evento em seu celular para ser lembrado de revisar essas notas a cada trimestre para garantir que estejam atualizadas e eficientes. Se necessário, edite as notas para garantir que reflitam as mudanças nas circunstâncias.

Dica Profissional

Não tenha medo de incluir ferramentas e métodos de comunicação clara. Se você ainda estiver em dúvida sobre como a tecnologia afeta a comunicação empresarial, veja o software móvel usado para conduzir discussões no local de trabalho em vez das físicas. Como alternativa, pense em aplicativos de computador usados para comunicações corporativas em vez de e-mails. Você pode até examinar o conceito de seminários virtuais ao contrário dos presenciais.

Você está sobrecarregado com mensagens, mas não sabe bem o que deve fazer

Talvez você tenha sido sobrecarregado com mensagens de seu chefe?

Eles estavam enviando notas adicionais relacionadas às suas atribuições, mas essas mensagens apenas confundiam ainda mais as coisas?

Você pode duvidar de sua capacidade de cumprir a tarefa devido à sua confusão sobre suas tarefas.

Que medidas você pode tomar para resolver isso?

Ações que você pode realizar:

• Saiba mais sobre a forma como a sua empresa está estruturada e os seus vários componentes para saber quem está delegando tarefas a você.
• Solicite uma reunião com essa pessoa para expor suas angústias.
• Proponha uma maneira de resolver o problema. Isso pode significar mudar para uma plataforma padronizada para mensagem e agendamento, usar um aplicativo para mensagens e ter uma descrição detalhada da tarefa em um documento compartilhado.

Para resumir as coisas, por que a comunicação é fundamental nos negócios?

Isso porque a falta de comunicação adequada pode resultar em mal-entendidos.

Por outro lado, uma comunicação comercial clara e concisa pode melhorar o relacionamento com colaboradores e clientes. Isso pode resultar em um saldo positivo para a empresa, incluindo ganhos mais altos.

Com essas dicas e truques, se você for solicitado a “descrever um momento em que experimentou uma comunicação eficaz em um ambiente de negócios” no futuro, poderá compartilhar suas experiências pessoais!

Artigo por:

Equipe da SweetCV