Сопроводительное письмо: руководство по написанию в 2020

Как составить сопроводительное письмо и получить приглашение на собеседование 06 Ноября, 2020 · 10 мин. чтения

Ваше резюме уже правильно оформлено, и готово к тому, чтобы попасть топ-лист каждого рекрутера.

Но погодите-ка! Есть еще кое-что, о чем не стоит забывать, когда отправляете резюме на вакансию мечты.

Это ваше сопроводительное письмо.

Скорее всего, ваша первая мысль — а нужны ли сопроводительные письма в наше время?

Краткий ответ — да.

У вас есть 6 секунд, чтобы привлечь внимание рекрутера, читающего ваше резюме. Посылая сопроводительное письмо вы показываете, что проявили большую заинтересованность в вакансии, и это может быть той деталью, которая повернет чашу весов в вашу пользу.

Зная, что сопроводительным письмом можно произвести приятное впечатление, мы поделимся с вами всем, что нужно знать для написания идеального письма, которое обеспечит вам собеседование.

👉 Мы разделяем два понятия — сопроводительное письмо и мотивационное письмо. Сопроводительное письмо (англ. cover letter) вы отправляете HR-специалисту вместе с резюме. Мотивационное письмо (англ. motivation letter) требуется для поступления в университет.

В этой статье мы рассмотрим:

  • О чем стоит писать в сопроводительном письме.
  • Примеры сопроводительных писем, которые вы сможете использовать.

Давайте начнем с самого начала...

Инфографика: почему сопроводительное письмо важно?Узнайте, как написать сопроводительное письмо, чтобы дополнить резюме и впечатлить работодателя

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо — это документ, который вы прилагаете к резюме, для того чтобы рассказать, чем будут полезны ваши навыки и опыт будущему работодателю. Объём — не длиннее одной страницы A4.

Сопроводительное письмо:

  • Позволяет написать о том, как сильно вы хотите получить эту работу.
  • Раскрывает подробнее ваши навыки.

Это письмо служит не для того, чтобы повторять ваше резюме.

Вместо этого сопроводительное письмо должно дополнить ваше резюме и показать, что вы приложили немного больше усилий, чем другие, для получения этой должности.

Правильно подготовленное, сопроводительное письмо производит отличное первое впечатление. Чтобы добиться этого первого впечатления, можно использовать грамотно оформленный, визуально привлекательный шаблон. У нас есть целый ряд готовых шаблонов сопроводительных писем, что дает возможность выбрать именно тот, который вам нужен. Примеры шаблонов сопроводительного письма от SweetCV

Мы создали полезное руководство, которое поможет вам лучше понять различия между резюме и сопроводительным письмом.

Совет
Перед тем как начать писать, изучите компанию, в которую вы хотите устроиться. Продумайте, как вы можете решить проблемы, с которыми сталкивается компания. Расскажите об этом в сопроводительном письме.

Как написать сопроводительное письмо?

Перед вами чистый лист, а в голове миллион вопросов.

Что надо написать в сопроводительном письме? Как мне сформулировать то, что я хочу сказать?

Не волнуйтесь, у нас есть на это ответы.

Прежде всего, запомните: вы должны подготовить новое сопроводительное письмо для каждой вакансии, на которую собираетесь претендовать.

Хорошая новость в том, что можно использовать стандартную выигрышную формулу.

Начнем со структуры и правильного оформления.

Пример структуры сопроводительного письма

Составляя сопроводительное письмо, придерживайтесь следующего плана:

  1. Вступление: приветствие и вступительный абзац
    Необходимо привлечь внимание и объяснить, почему вы претендуете на вакансию. Этот раздел состоит из заголовка, приветствия и вступительного абзаца.
  2. Основная часть: почему вы идеальный кандидат
    Напишите два-три абзаца, которые подчеркивают ваши релевантные навыки и опыт. Аргументируйте, как вы можете решить проблемы компании, покажите ваш энтузиазм и что вы будете позитивным дополнением к команде.
  3. Заключение: призыв к действию
    Завершите ваше письмо парой лаконичных предложений, поблагодарите за прочтение письма и предложите связаться с вами - это то, что мы называем "призыв к действию".
Инфографика: пример структури сопроводительного письмаПример структуры сопроводительного письма

Хотите больше подробностей? Давай продолжим...

Вступление: добавьте заголовок, обращение и вступительный абзац

Оформление вступительной части сопроводительного письма разное для англоговорящих и русскоговорящих стран.

Если желаемая должность в русскоговорящей компании, то вверху сопроводительного письма должно быть написано:

  • Ваше полное имя
  • Должность, на которую вы претендуете
  • Приветствие

Правильное обращение в сопроводительном письме действительно важно. Поищите имя человека, который получит ваше сопроводительное письмо и резюме.

"Доброго времени суток" — раздражающий штамп. Это придает вашему письму довольно заурядный вид и показывает, что вы, вероятно, готовите 20 таких же писем, чтобы разослать их всем, к кому вы собираетесь обратиться.

Убедитесь, что вы персонализировали свое сопроводительное письмо с самого начала:

  • Уважаемая Катерина,
  • Добрый день, Катерина,
  • Уважаемая Анна Сергеевна,

Вы думаете: "Использовать формальное обращение или более свободную форму?"

Все зависит от компании.

Подавая заявку на должность в современной, "молодой" компании, можете использовать имя HR-специалиста.

В письме для корпорации или серьезной компании, укажите имя и отчество или должность.

Что делать, если вы не можете найти имя рекрутера? Какое обращение использовать, если вы не знаете, кто будет читать письмо?

В случае, если вы не уверены в имени менеджера по найму, адресуйте письмо в отдел кадров, напишите должность или используйте общее приветствие.

Пример обращения:

  • Уважаемый Менеджер по подбору персонала
  • Уважаемый HR-менеджер
  • Уважаемый Отдел Контент-Маркетинга
  • Здравствуйте!
  • Добрый день!

Если вы не знаете, кто прочтет ваше сопроводительное письмо, важно убедиться, что приветствие нейтрально по гендерному признаку. Для этого лучше используйте обращение во втором множественном лице — "Вы".

Чтобы правильно составить сопроводительное письмо на английском языке, прочтите нашу статью о cover letter.

Переходим к вступительному абзацу.

Напишите, почему вы подаете заявление на эту должность, и подкрепите вашу ценность для компании конкретными примерами.

Смысл вступительного абзаца вашего сопроводительного письма заключается в том, чтобы:

  • Подчеркнуть лучшие достижения.
  • Продемонстрировать наличие того, что ищет работодатель.
  • Показать энтузиазм к потенциальной должности.

Иногда нам нужно увидеть плохой пример, чтобы лучше понять, что нужно делать.

Вот что вам не следует писать в первом абзаце вашего сопроводительного письма:

  • Я хотел бы предложить себя в качестве автора цифрового контента, информацию о должности которого я видел на сайте Lookingforajob.com. Мое резюме прилагается к письму для ознакомления.

Чем плох этот пример?

Отсутствуют упоминания о каких-либо достижениях. Нет страсти, нет энтузиазма. Ни слова о пользе для компании или подробностей о человеке.

А теперь...

Вот пример хорошего вступительного абзаца сопроводительного письма:

  • На протяжении всей своей карьеры я восхищался кампаниями, проводимыми контент-командой Be Content Co. Когда я увидел, что в вашей команде есть вакансия дизайнера контента, я сразу же бросился к своему столу, чтобы подать заявление. Мои навыки поиска контента, занимающего высокое место в поисковых системах, помогут Be Content Co. в планах по развитию онлайн продаж. Я спланировал и реализовал стратегию по созданию цифрового контента для WordWork LLC, что привело к увеличению органического трафика на сайт на 245% и удвоению коэффициента конверсии, и все это при жестком бюджете в $65,000.

Целое море различий, не правда ли?

Этот абзац знакомит рекрутера с крупнейшими профессиональными достижениями соискателя, и у него возникает ощущение, что кандидат нацелен на то, чтобы принести успех компании.

Второй пример лучше первого. Работодатели заинтересованы в кандидатах, которые обладают необходимыми навыками и проявляют энтузиазм и знание индустрии.

Первая часть готова.

Переходим к главной части — основному тексту сопроводительного письма.

Совет
Подготовка является ключевым моментом для успешного сопроводительного письма. Вам необходимо знать, кто будет читать ваше письмо, какие навыки требуются, какая культура компании.

Основная часть: почему вы идеальный кандидат

В основной части объясните, почему вы идеальный кандидат на претендуемую должность. Расскажите о своем предыдущем опыте, чем вас привлекает вакансия и чем ваши навыки будут полезны компании.

О чем вы будете говорить:

  • Ваши самые выдающиеся достижения.
  • Навыки и специализированные знания, которые у вас есть и которые идеально подходят для этой должности.
  • Конкретные факты и цифры в подтверждение достигнутых вами успехов.

Ваша задача:

  • Объяснить, как ваш предыдущий опыт будет способствовать развитию бизнеса потенциального работодателя.
  • Показать вашу мотивацию.

Хотите знать, чего не следует делать?

Вот плохой пример основного текста:

  • На последней работе мне приходилось писать блоги, что мне нравилось, и люди говорили мне, что им нравится, как я пишу. Мои друзья говорят мне, что я человек с хорошим настроем, отличный слушатель, инициативный и энергичный. Все это делает меня идеальным для работы с вами и вашей компанией.

Этот текст просто занимает место в письме и не добавляет ничего по сути. Здесь нет ни деталей, ни ключевых показателей эффективности, и ничего, что говорит о том, почему кандидат подходит на конкретную роль.

Давайте проверим, как выглядит хорошо написанная основная часть:

  • Последние 4 года я работал руководителем отдела контента в WordWorks LLC. Моей основной целью было увеличение конверсий за счет органического поискового трафика и рекламы Instagram с бюджетом в $35,000. Я руководил командой из трех фрилансеров для создания иллюстраций и текстов для блога. Контролировал digital-кампанию от начала до конца и ежемесячно анализировал ее успешность.
    Благодаря этому опыту я стал специалистом в таких инструментах для определения потенциальных клиентов и мониторинга конверсий:
    • Google Search Console
    • SEMRush
    • Screaming Frog
    • Google Analytics
    Я могу использовать приобретенные знания для увеличения посещаемости вашего сайта, планирования будущего контента и оптимизации существующих веб-страниц.

Здесь мы видим конкретные примеры и результаты, которые впечатлят любого работодателя.

Кандидат предоставляет доказательства того, что он эксперт.

Дальше расскажите о том, как ваш предыдущий опыт соотносится с планами вашего следующего нанимателя.

Вам нужно:

  • Объяснить, что вы считаете интересным в этой работе.
  • Обосновать, как ваши навыки способствуют достижению целей компании (для этого вы предварительно изучали компанию!).

Эффективный пример:

  • Я заметил, что Be Content работает над тем, чтобы вся линия продуктов была доступна для широкой аудитории. Это идеально соответствует моим навыкам и интересам, и мне также нравится работать с сайтом, который находится в процессе расширения. Было бы действительно интересно перейти от работы с небольшой базой клиентов — у WordWorks в начале было менее 2,000 органических кликов в месяц — к работе с компанией, стремящейся поддерживать посещаемость сайта на уровне 15,000 кликов и расширять свою базу.

Аргументируйте свои навыки фактами и числами.

Совет
Энтузиазм — это здорово. Но не слишком увлекайтесь расхваливанием себя — это может показаться фальшивым. Будьте искренними в своей похвале.

Когда вам нужно написать сопроводительное письмо без опыта работы, акцентируйте внимание на:

  • Академических и других достижениях: ссылайтесь на ваш диплом, награды, заслуги, стипендии, диссертации и публикации.
  • Внеклассных мероприятиях: опишите подработки, волонтерскую деятельность, а также то, как вы развиваете свои способности.
  • Самомотивации и расстановке целей: расскажите о своих целях, объясните, как работа вписывается в ваши планы.

Пример сопроводительного письма без опыта работы:

  • Я закончил с отличием МГУ им. В.М. Ломоносова со степенью бакалавра по специальности "Цифровые коммуникации". Во время учебы в университете я был редактором студенческого новостного сайта, создавал и публиковал контент. Также я управлял аккаунтом театрального клуба в Facebook, наращивал посещаемость страницы со 100 подписчиков до более чем 2000 за год и увеличил за счет этого продажи билетов. Благодаря образованию и волонтерскому опыту в сфере цифрового маркетинга, я стану отличным дополнением к вашей команде в качестве помощника по контенту.

При составлении сопроводительного письма также важны сильные слова из вашего резюме, которые эффективно дополнят ваш текст.

Переходим к заключительной части.

Заключительная часть

В заключительной части напишите последнее итоговое предложение, добавьте подпись и контактные данные.

Правильный заключительный абзац заставит рекрутера сразу же перейти к чтению вашего резюме.

Как выглядит хорошее окончание сопроводительного письма?

Одним предложением подведите итог, почему должны нанять именно вас. Поблагодарите рекрутера за то, что прочитал ваше письмо и добавьте "призыв к действию" (англ. call to action). Например, напишите что вы рады встретиться лично для всестороннего обсуждения ваших знаний, опыта, и того, что вы можете привнести в компанию.

Эта часть сопроводительного письма должна быть краткой и по существу.

Пример заключительной части:

  • Буду рад работать в вашем агентстве, если мои навыки и опыт подойдут вам. Готов пообщаться по телефону или лично.

В завершение добавьте подпись:

  • С уважением
  • Хорошего дня
  • С наилучшими пожеланиями

После напишите ваше полное имя и фамилию и продублируйте контактный номер и электронную почту.

Инфографика-игра: создавайте лучшее сопроводительное письмо со SweetCVМы создали игру-инфографику, чтобы вы лучше запомнили, о чем писать в сопроводительном письме

Подводим итоги

Перечислим ключевые моменты этого руководства.

Ваше сопроводительное письмо должно быть коротким, но информативным. Оно должно занять не более одной страницы А4. Достаточно 3-4 абзацев.

Структура письма:

  1. Введение, содержащее заголовок и цепляющий вступительный абзац с объяснением, почему вы хотите получить эту работу.
  2. Основная часть с акцентом на ваших лучших достижениях, применении ваших навыков для достижения целей компании и мотивации стать частью команды работодателя.
  3. Заключительная часть, включающая призыв к действию и стимулирование рекрутера перейти к следующему этапу изучения вашей кандидатуры. В идеале, это "бросить все дела и начать судорожно звонить вам, пока не позвонил кто-нибудь еще"🙂

Проведите исследование о компании и вакансии, прежде чем приступить к созданию сопроводительного письма.

С предварительной подготовкой вы можете персонализировать письмо и использовать имя конкретного человека, который будет его читать. Исходя из реальных потребностей компании, вы можете целенаправленно выделить наиболее подходящий опыт.

В вашем сопроводительном письме должны быть отсылки на идеалы компании и конкретные проекты, которые вас привлекают.

Это даст четкий сигнал рекрутеру, что вы потратили время, чтобы узнать о компании, и у вас есть подлинный интерес к работе.

Ключевой момент: представляя результаты вашей работы и проблемы, которые вы решили, подкрепляйте все утверждения фактами, цифрами и примерами.

Ваше сопроводительное письмо должно быть кратким и по существу, дающим представление о ваших навыках.

Юлия Царенок
Автор:
Юлия Царенок