Чому ефективне спілкування важливе у корпоративному світі

Нещодавнє дослідження показало, що 60% компаній не мають належних процедур комунікації всередині компанії, а 29% співробітників скаржаться на те, що неефективне ділове спілкування в їхніх компаніях спричинило провал різних починань.

Чи вважаєте ви, що ваша компанія залишає бажати кращого у сфері корпоративної кореспонденції й хочете це виправити?

Чи просто хочете краще спілкуватися на робочому місці?

Якщо так, читайте далі, щоб дізнатися, як ви можете досягти цих цілей.

Що таке ділове спілкування?

Визначення ділового спілкування належить до передачі повідомлень серед колег у фірмі та у сфері бізнесу.

І це справді все, що потрібно знати.

Наявність хорошої внутрішньої кореспонденції має вирішальне значення для розширення та процвітання компанії.

У чому різниця між міжособистісним та діловим спілкуванням?

У той час як щоденне міжособистісне спілкування необов'язково має приховані мотиви чи наміри, ділове спілкування завжди має мету.

Важливість ділового спілкування полягає в наступному:

• Спільне використання можливостей або нових бізнес-планів
• Складання порядку денного та пропозицій (діловий лист)
• Угоди про виконання
• Відправлення та виконання замовлень
• Успішний продаж
• Практичні зустрічі

Простіше кажучи, мета хорошого спілкування у бізнесі — досягти найкращих корпоративних результатів та зменшити кількість помилок.

Заглибмось в цю ідею.

У чому саме важливість спілкування у бізнесі

Три основні форми ділового спілкування, які зазвичай зустрічаються в корпоративному світі, включають усне, письмове та фізичне або живе листування.

Чи хотіли б ви знати, як спілкування може вплинути на робочий процес в організації? Деякі можливості включають:

• Всередині фірми: чітке ділове спілкування всередині фірми може бути однією з форм мотивації для співробітників та зміцнювати відносини між керівництвом та рядовими співробітниками.
• Між співробітниками та їх начальниками: добре продумане ділове спілкування між співробітниками та їх начальниками може обмежити неправильне тлумачення та зменшити розбіжності.
• Під час робочих зустрічей: важливість комунікації в обговореннях полягає в тому, що вони можуть дозволити всім залученим сторонам вести змістовну та корисну розмову про проблеми компанії.
• З клієнтами: вміння добре спілкуватися з клієнтами може дозволити фірмі краще зрозуміти потреби та бажання клієнтів, щоб дати їм найкращий результат.
• З постачальниками: постачальники та треті сторони також потребують комунікацію, щоб чітко заявити про потреби, очікування та терміни своїх проєктів, щоб вони могли виконувати їх вчасно та із задовільними результатами.

У всіх цих сценаріях наявність ефективних методів ділового спілкування дозволяє всім сторонам одностайно та ефективно досягати своїх цілей.

Pro-Tip

Щоб дізнатися більше про цю концепцію, прочитайте "Комунікативні навички професіоналів бізнесу" Селести Лоусон, Роберта Гілла, Анджели Фікері та Міке Вітсель. Це один із найкращих написаних підручників ділового спілкування у наші дні. Він стане міцним введенням у ділове спілкування і допоможе вам закласти міцний фундамент навичок листування, які знайдуть практичне застосування на вашому робочому місці.

Знаючи, чому спілкування важливе у бізнесі, давайте тепер перейдемо до того, як покращити ділове спілкування, а також до найважливіших технік листування, які вам слід вивчити.

Як розвинути навички ділового спілкування та які з них найважливіші

Щоб краще спілкуватися з іншими людьми, вам потрібно бути уважним і щодня докладати певних зусиль.

Для ефективних комунікацій потрібно:

• Вміти слухати інших
• Зрозуміло та чітко вести ділове листування
• Професійно спілкуватися
• Розвивати емоційний інтелект
• Правильно читати мову тіла
• Вміти ділитися ідеями

Наступні поради допоможуть вам краще спілкуватися на робочому місці:

Навчіться краще чути: будучи людиною, з якою люди можуть вільно говорити, ви можете показати іншим, що ви відкриті та приймаєте нові ідеї. Це може підвищити готовність ваших колег працювати з вами для досягнення результатів та спільної мети.
👉 Як цього досягти: робіть перерви у своїй промові, щоб інші могли втручатися, підтверджувати те, що кажуть інші, і ставити запитання, щоб зацікавити співрозмовника.

Стати найкращим майстром слова: діловий лист має бути коротким і цілеспрямованим, щоб не відриватися від ключового повідомлення.
👉 Як цього досягти: відповідайте на вхідні електронні листи, переконайтеся, що у вашому листі немає помилок і тримайте його прямим і ясним. Вміння написати ділового листа — теж добрий початок.

Пам'ятайте про власну мову тіла: рухи рук, візуальні сигнали, словесні сигнали, поза, дихання та інші ознаки мови тіла можуть сигналізувати про ваш настрій, намір і навіть рівень вашого інтересу до співрозмовника в розмові.
👉 Як цього досягти: уникайте займати оборонну позицію, розмовляючи з іншими, і підтримка зорового контакту при швидких рухах рук — добрий початок.

Налагоджуйте найкращі міжособистісні стосунки: налагоджуйте хороші робочі стосунки з іншими сторонами та колегами у корпоративному світі.
👉 Як цього досягти: будьте уважнішими до почуттів інших і звертайтеся до своїх однолітків не лише як до ділового партнера, а і як до друга.

Стати найкращим доповідачем: ділитеся знаннями та концепціями з іншими у ясній, інформативній та цікавій формі.
👉 Як цього досягти: опануйте деякі навички розповіді, підкріпіть свої аргументи фактами та додайте індивідуальний підхід або анекдоти, щоб схилити аудиторію до вашої точки зору.

Як стати найкращим продавцем: використовуйте свої здібності, щоб переконати різні сторони прийняти бажаний курс дій або придбати товар чи послугу.
👉 Як цього досягти: надягніть капелюх продавця і використовуйте свої навички, щоб ваші колеги підтримали вас, ваших колег приєднатися до вашої справи або ваших начальників, щоб вони пропонували нові товари чи послуги.

Вміти професійно спілкуватися з іншими: демонструвати свою цінність іншим та спонукати інших зв'язуватися з вами. Щоб стати кращим у цьому, вам потрібно запропонувати цінність іншим і бути досить цікавою людиною, щоб інші захотіли встановити зв'язок з вами.
👉 Як ви можете цього досягти: опануйте деякі базові навички балаканини, займіться соціальними заходами й приєднайтеся, щоб надати допомогу, якщо цього вимагатиме ситуація.

Порада

Бажаєте дізнатися, що таке меморандум у діловому спілкуванні? Меморандум є невеликою письмовою статтею, яка використовується в корпоративному світі для кореспонденції у діловому контексті. Він використовується для направлення або нагадування про дію або рішення.

Які основні перешкоди для спілкування у бізнесі у робочому світі та як їх подолати

Коротке та пряме корпоративне листування дуже важливе для безперебійної роботи будь-якого офісу.

Хороше ділове спілкування може дозволити різним зацікавленим сторонам добре виконувати свої завдання та виконувати свої обов'язки.

З іншого боку, відсутність належних процедур може перешкоджати потоку ідей та знань та може призвести до виникнення плутанини.

Ось кілька способів, як це може виявитися у реальному світі.

Ви можете натрапляти на труднощі при донесенні повідомлення до віддалених співробітників

Уявіть ситуацію: ви дали завдання вашим співробітникам, але, зрештою, отримали неякісно виконану роботу. Ви починаєте з'ясовувати у чому може бути проблема, але відповіді працівників не дають жодних пояснень. Потім ви намагаєтеся зв'язатися з ними, але вони відповідають вам через месенджер, втрачаючи хід думок.

Може, у вашому ланцюжку листування щось не так?

Ось як ви можете розв'язувати цю проблему:

• Визначтеся з ключовими формами листування, які ви будете використовувати зі своїми позаштатними співробітниками, та переконайтеся, що вони знають про ці методи зв'язку.
• Складіть ланцюжок листування, що складається з часу відповіді, методів зв'язку, які можна використовувати, та запишіть процедуру.
• Запишіть всі кроки, які ви зробили в цьому процесі, і поділіться нотатками з усією компанією.
• Використовуйте нагадування або подію на своєму мобільному пристрої, щоб отримувати нагадування про необхідність перегляду цих нотаток кожен квартал, щоб переконатися, що вони актуальні та ефективні. При необхідності відредагуйте примітки, щоб вони зображали мінливі обставини.

Порада

Не бійтеся включати вичерпні інструменти та методи листування. Якщо ви все ще сумніваєтеся, як технології впливають на ділове спілкування, подумайте про мобільне програмне забезпечення, яке використовується для проведення обговорень на робочому місці, а не фізичних. Як альтернатива, подумайте про комп'ютерні програми, які використовуються для корпоративного спілкування замість електронної пошти. Ви навіть можете вивчити концепцію віртуальних семінарів, на відміну від очних.

Ви завалені повідомленнями, але не зовсім розумієте, що від вас чекають

Уявімо, що вас завалили повідомленнями колеги та керівник. Ймовірно, в цій ситуації вам не допоможуть навіть додаткові примітки щодо ваших завдань, ба більше, вони вас заплутають.

Які дії ви можете зробити, щоб розв'язувати цю проблему?

Ось декілька порад:

• Дізнайтеся більше про структуру вашої компанії та її різні компоненти, щоб ви знали, хто делегує вам завдання.
• Організуйте зустріч із цією людиною, щоб ви могли висловити свої побоювання та попросити розставити пріоритети в задачах.
• Запропонуйте спосіб розв'язання проблеми. Це може спричинити перехід на стандартизовану платформу для листування та планування з використанням однієї програми для обміну повідомленнями та докладним описом призначення у загальному документі.

Підсумовуючи, чому спілкування є ключовим у бізнесі?

Це тому, що відсутність належного листування може призвести до непорозуміння.

З іншого боку, чітке та лаконічне ділове спілкування може покращити стосунки як зі співробітниками, так і з клієнтами. Це може призвести до позитивного результату фірми, зокрема збільшення прибутку.

За допомогою цих порад і прийомів, якщо вас колись попросять "описати час, коли ви зазнали ефективного спілкування в діловому середовищі" у майбутньому, ви зможете поділитися своїм особистим досвідом!

Чи знаєте ви, що супровідні листи також підпадають під дію корпоративного листа? Зареєструйтесь безплатно, щоб скласти чудовий супровідний лист, який дозволить вам отримати роботу своєї мрії.

Зареєструватися зараз 👈

Автор:

Команда SweetCV