Як надіслати резюме електронною поштою так, щоб його прочитали
Як відгукнутися на вакансію поштою так, щоб відгук не загубився? Систематизували найпопулярніші помилки претендентів і приготували прості та дієві поради. 13 Вересня, 2023 ·Знання цифрового етикету та навички ділового листування необхідні практично для будь-якої професії.
При пошуку роботи, потрібно розуміти, що роботодавець оцінює вас з усіх боків: і ваше резюме, і те, як ви поводитеся на співбесіді, і те, як ви ведете ділове листування.
Чому важливі правила ділового листування електронною поштою?
Будь-який співробітник компанії є її представником. Для іміджу компаній важливо, щоб співробітники вміли правильно писати та відповідати на офіційні листи, бо невігластво у цьому питанні може призвести до PR скандалу.
Етикет ділового листування не зводиться до підпису листа "з повагою…". Він про взаємоповагу та зрозумілу комунікацію.
У цій статті ми торкнемося основ ділового листування, розглянемо типові приклади ділових листів, які зустрічаються при пошуку роботи, і наведемо кілька зразків фраз ділового листування для відповідей на листи.
Надсилання резюме на вакансію
У вас є резюме, є вакансія, є супровідний лист — як це пов'язати?
Насамперед уважно прочитайте опис вакансії. Як правило, роботодавці вказують, як саме та в якому форматі кандидатам надсилати заявки.
Якщо вакансію розміщено на сайті з базою вакансій, то логічним буде відправити своє резюме через систему, якщо іншого не вказано в описі роботи. В цьому випадку система сайту підкаже вам, де і що писати.
Ми детально розглянемо випадок, коли роботодавець просить надсилати заявки поштою.
Ось кілька правил, про які варто пам'ятати.
Будьте професійними. Той факт, що ви надсилаєте повідомлення електронною поштою, не означає, що ви можете поводитися недбало. Оформлення та зміст листа мають бути бездоганними. Ваші формулювання мають бути чіткими, а інформація сприйматиметься однозначно.
Додайте супровідний лист. При надсиланні резюме важливо включити короткий супровідний лист. Можете прикріпити окремий документ. А можете написати супровідний текст у вашому електронному листі. У будь-якому випадку якісний лист допоможе привернути увагу менеджера з персонала до вашої заяви.
Виберіть один із наших шаблонів супровідного листа, щоб швидко створити ефективний лист у важливий момент. Заповніть поля, збережіть та експортуйте у потрібному вам форматі!
Вичитайте та перевірте своє повідомлення. Також важливо складати листування так само ретельно та точно, як друкований лист. Вирівняйте свій електронний лист та надішліть собі тест, щоб переконатися, що форматування відповідає вимогам.
Як написати діловий лист надсилаючи резюме: приклади та фрази
Ваш електронний лист з резюме має бути коротким. Краще зі старту поважати час HR-менеджерів, дотримуючись правил ділового листування. Якщо необхідно написати великий супровідний текст, то виділіть його в окремий документ поруч з вашим резюме.
Ваш лист має загалом покривати такі теми:
- Чому ви пишете
- На яку роботу ви претендуєте
- Яка у вас кваліфікація для роботи
- Що ви можете запропонувати компанії
- Як отримувач може з вами зв'язатися
Як оформляти лист, пропонуючи свою кандидатуру на вакансію
Ось кілька порад, як скласти діловий лист.
Тема листа. Оскільки менеджери з персоналу отримують багато листів, спростіть фільтрацію листів від додатків. Увімкніть своє ім'я та посаду, на яку ви претендуєте, у рядку теми повідомлення. Наприклад:
Вітання. Якщо можливо, адресуйте лист конкретній людині. Іноді ви можете визначити це, переглянувши вебсайт компанії або зателефонувавши до їхнього офісу, щоб дізнатися, хто керує їх пошуком роботи. Якщо ім'я недоступне, ви можете почати з "Шановний менеджер з персоналу".
Перший абзац. У першому абзаці вашого листа важливо пояснити, чому ви пишете. Вкажіть, де ви бачили заявку на роботу, дату, коли вона була опублікована, і як ви знайшли це оголошення (наприклад, представлене на вебсайт компанії, розміщене на сайті пошуку роботи тощо).
ПорадаЯкщо вас порекомендував друг чи колега, вкажіть це на початку листа.
Основна частина. У цьому розділі листа ви можете коротко подати свою кандидатуру. Чому ви підходите для цієї роботи? Що ви можете запропонувати компанії? Виділіть свої найважливіші посади та обов'язки, а також свої досягнення. Не копіюйте своє резюме безпосередньо. 1-3 речення буде достатньо.
Останній абзац: використовуйте це місце, щоб подякувати отримувачу за те, що він прочитав ваш лист, та згадайте, що ваше резюме додається. Це також місце, де можна подякувати отримувачам за розгляд вашої заявки. Виявіть ініціативу та підтвердіть свою зацікавленість у роботі в їхній компанії, попросивши узгодити час на телефонну розмову або провести співбесіду, щоб обговорити, як ви можете бути активом для їхнього бізнесу.
Завершення. Використовуйте ввічливе закриття, наприклад "З повагою", щоб підписати лист, а потім введіть своє повне ім'я.
Підпис електронної пошти: ви також можете додати свій підпис електронної пошти, що є простим способом надання контактної інформації одержувачам. Вкажіть своє ім'я, номер телефону, адресу електронної пошти та URL-адресу профілю LinkedIn, якщо вона у вас є. Наприклад:
margaret@gmail.com
+(380)800-00-00
linkedin.com/in/margaret
Прикріпіть своє резюме: Не забувайте про своє резюме. Прикріпіть його до електронного листа у форматі, запрошеному роботодавцем. Якщо певний формат не потрібний, відправте його як PDF-файл.
Приклад ділового листа: заявка на вакансію
Для натхнення, подивіться на хороший приклад ділового листування::
Шановний менеджер з персоналу:
Ваше оголошення про вакансію помічника редактора викликало у мене інтерес. Ваш опис робочих обов'язків на посаді помічника редактора відповідає моєму досвіду, тому я рада надати вам своє резюме на ваш розгляд.
На попередній посаді помічника директора зв'язків із громадськістю компанії ABC я писала статті для вебсайту компанії, редагувала та публікувала статті, а також писала та розсилала передплатникам щотижневі інформаційні бюлетені електронною поштою. Я також запровадила автоматизований інструмент електронної пошти, завдяки якому база передплатників компанії зросла на 40% за шість місяців.
Моє резюме додається. Якщо я можу надати вам додаткову інформацію про моє минуле та кваліфікації, будь ласка, дайте мені знати.
З нетерпінням чекаю на вашу відповідь. Спасибі за увагу.
З повагою, Маргарита.
Маргарита Шумська
margaret@gmail.com
+(380)800-00-00
linkedin.com/in/margaret
Як і навіщо писати follow-up лист після співбесіди
Follow-up листи — це хороша можливість ще раз проявити себе і подякувати рекрутерам за витрачений час.
Наприкінці співбесіди запитайте менеджера з персоналу, коли ви можете очікувати від нього відповіді наступних кроків. Ця дата допоможе вам визначити, коли найкраще рухатися далі.
Через день після співбесіди ви можете надіслати своє перше повідомлення. Надішліть швидкий електронний лист з подякою рекрутерові за витрачений час. Зробіть його коротким та приємним. Назвіть одну конкретну річ про інтерв'ю або про те, що ви дізналися про їхню організацію. Нарешті, згадайте, як багато ви чекаєте від них відповіді. Подяка не дає можливості додати більше інформації до вашої співбесіди. Це просто шанс продемонструвати свою наснагу та вдячність.
Дуже дякую за те, що приділили мені час учора і дали можливість поділитися своїм інтересом і кваліфікацією Мені особливо сподобалося дізнатися про те, що вашій компанії є програма навчання для нових співробітників, яка дає їм уявлення про різні підрозділи та можливості кар'єрного зростання.
З нетерпінням чекаю на вашу відповідь.
Якщо ви не отримали відповідь від менеджера з персоналу на той час, коли він сказав, що збирається зробити пропозицію, не надсилайте повідомлення відразу. Можливо, ви не були першим кандидатом на цю роботу, але ви все ще можете її отримати. Вони можуть зробити пропозицію комусь іншому, і ця людина може не погодитись на роботу. Дайте їм трохи часу, щоб попрацювати.
Зробіть нотатку у своєму календарі, щоб продовжити через тиждень після цієї дати, якщо ви все ще не отримали відповіді. Коли настане цей день, відправте невелику нотатку — не більше трьох абзаців — рекрутеру, з яким ви мали справу. Зміст має бути схожим на те, що ви написали в записці подяки. Виразіть свій інтерес та захоплення з приводу вакансії. Скажіть щось позитивне про організацію і запитайте, чи можете ви надати будь-яку додаткову інформацію, яка буде корисна і додайте що чекаєте на відповідь найближчим часом.
Я хотів продовжити своє інтерв'ю [дата] на [посаду]. Мені було цікаво, чи маєте ви новини про посаду. Мені сподобалося наше обговорення. З компаній, з якими я працював під час пошуку роботи, мене особливо вразила ваша прихильність до навчання та розвитку. Я відчував, що ця установка на зріст добре підходить для моїх кар'єрних цілей.
Будь ласка, дайте мені знати, якщо я можу надати додаткову інформацію. Я дуже радий можливості працювати з вами у [компанії].
Якщо ви відчуваєте, що співбесіда пройшла успішно, але вам не запропонували роботу, ви можете надіслати ще одну записку, щоб попросити відгук про співбесіду. Знову ви хочете бути короткими. Ще раз подякуйте інтерв'юеру за певний час. Скажіть, що вам сподобався процес співбесіди, і ви хотіли б отримати конструктивний відгук, що ви можете зробити найкраще в майбутньому, щоб підвищити свої шанси на отримання роботи.
Не всі рекрутери знайдуть час, щоб дати вам цей зворотний зв'язок, але часто ви можете отримати конкретну пораду, яка може покращити ваші шанси в наступному раунді — і хто знає, це може призвести до іншої пропозиції щодо роботи в майбутньому.
Я був розчарований, дізнавшись, що після співбесіди [дата] мені не надійшла пропозиція. Мені сподобалася наша розмова, і я вражений роботою, яку виконує [компанія]. Оскільки я новачок у пошуку роботи, я сподівався, що ви дасте мені кілька відгуків про мою співбесіду. Хочу бути впевненим, що в майбутньому я максимально ефективно подаватиму себе. Буду вдячний за будь-які пропозиції, які ви могли б мені дати.
Як написати листа про прийняття пропозицій
Усне прийняття підходить для початкового прийняття позиції; однак лист про прийняття важливий з кількох причин. Лист офіційно підтверджує вашу згоду з посадою.
У цьому листі ви можете повторно вказати дату початку і зарплату в листі з пропозицією. Це також ваша можливість повідомити вашого нового роботодавця, як зв'язатися з вами напередодні першого робочого дня, і повідомити його, якщо ви будете недоступні в будь-який момент.
Ось приклад того, як відповісти роботодавцю на запрошення на роботу,, тобто відповідь на лист з оффером:
Я радо приймаю пропозицію приєднатися до вашої команди в ролі редактора. Як ми обговорювали вчора у телефонній розмові, я розпочну роботу 1 грудня.
Щиро,
Маргарита Шумська.
Цей варіант підходить, якщо всі умови офферу ви вже обговорили з роботодавцем і досягли згоди. Якщо у вас залишилися невирішені питання, варто про це запитати у відповіді на пропозицію.
Лист-відмова: як написати листа про відхилення пропозицій
Необхідність відхилення пропозиції про роботу може виникнути з різних причин. Однак роботодавцю, можливо, не потрібно точно знати, чому ви вирішили не погоджуватись на цю посаду. Ваш лист має бути адресований людині, яка надіслала вам листа з пропозицією. Почніть з подяки за те, що вам запропонували цю посаду, а потім чітко заявіть, що ви не приймаєте її. У ваших інтересах підтримувати позитивний тон, оскільки з цим роботодавцем ви можете зіткнутися в майбутньому.
Зразок листа з відхиленням офферу
Дуже дякую за те, що ви запропонували мені посаду редактора у вашій команді.
Уважно розглянувши цю можливість, я прийняла важке рішення не ухвалювати вашу пропозицію. Мені запропонували іншу посаду, яка більше відповідає моїм кар'єрним інтересам та цілям.
Було приємно познайомитися з вами та вашими співробітниками. Я ціную час та увагу, яку ви мені приділили.
Щиро,
Маргарита Шумська.
Підбиваємо підсумки: ключові правила ведення ділового листування
Прості рекомендації, яких слід дотримуватися під час написання професійних чи ділових листів:
- Надішліть електронний лист з відповідної адреси. Пам'ятайте, що ваша адреса електронної пошти – це ваше пряме відображення. Тобто margaret@gmail.com підходить, а margaretlikestoparty@gmail.com – ні. Ваша адреса електронної пошти не повинна бути довгою.
- Не використовуйте смайлики! Як професіонал ви повинні мати письмові навички, які дозволять вам виражати себе без емоджі.
- Використовуйте правильну пунктуацію, великі літери та граматику. Електронна пошта — ще одне свідчення ваших навичок ділового листування та грамотності.
- Тема повідомлення має бути інформативною та короткою.
- Додайте контактну інформацію.
- Подумайте, як одержувач почує ваш електронний лист. Чи зобразить він той тон, який ви мали намір зробити?
- Не бійтеся зберегти чернетку і повернутися до неї пізніше.
- Вищезазначені принципи застосовуються до більшості видів ділового листування.
Створіть власний супровідний чи рекомендаційний лист, використовуючи шаблони в онлайн конструторі SweetCV! Налаштовуйте зовнішній вигляд документу, персоналізуйте кольори та надсилайте гарний документ у потрібному форматі. Зі SweetCV ділове листування значно простіше!
