Um guia completo para o formato de carta empresarial perfeito

Saber como escrever uma boa carta comercial é uma habilidade importante no mundo corporativo de hoje.

Com um formato de carta comercial não profissional, você e a imagem de sua empresa podem ser irreversivelmente manchados.

Sendo assim, trouxemos algumas dicas e truques para você. Aqui, você aprenderá:

As principais formas que as cartas comerciais podem ter
Os segredos para escrever comunicações formais lapidadas
A melhor maneira de abordar uma empresa em suas cartas pessoais para empresas
Recursos úteis para ajudá-lo a escrever e-mail comercial
E muito mais!

Sem mais delongas, vamos começar!

As principais formas de cartas comerciais

O meio tradicional pelo qual a carta comercial era enviada foi via correio tradicional ou postagem. No entanto, com o advento da comunicação rápida pela Internet, isso está mudando rapidamente.

Os dias do correio tradicional estão chegando ao fim, pois está sendo gradualmente substituído pelo correio eletrônico.

Algumas das formas mais usadas de cartas comerciais incluem:

Carta de Apresentção

Cartas de apresentação são uma forma de correspondência por escrito que os candidatos a emprego podem anexar a seus currículos em seus formulários de emprego. Embora uma carta de apresentação não seja necessária para todos os pedidos de emprego, ter uma pode ser muito útil para mostrar a experiência do candidato no setor, suas habilidades e por que ele deseja o emprego.

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Cartas de vendas

Outro formato de carta comum frequentemente usado em comunicações comerciais é a carta de vendas. O objetivo dessa carta comercial é captar a atenção de clientes em potencial e convertê-los em clientes pagantes.

Cartas de acompanhamento

Estas são comumente usadas para continuar a comunicação em andamento e geralmente servem como lembretes. Sendo esse o caso, as cartas de acompanhamento normalmente não são muito longas e geralmente têm uma conversa ou evento anterior mencionado nelas.

Cartas de Consulta

As cartas de consulta são usadas para buscar mais informações sobre um tópico ou assunto do destinatário da carta.

Cartas de recomendação

Estas são normalmente solicitadas pelos departamentos de recursos humanos de potenciais novos funcionários.

Cartas de reclamação

Essas cartas fazem exatamente o que seu nome indica, que é expressar formalmente o descontentamento com alguma coisa.

Cartas de Reversão

Este tipo de correspondência é utilizado para responder a cartas de reclamação. Eles começam reconhecendo os problemas destacados pelo reclamante e, em seguida, informando o reclamante sobre as medidas que foram implementadas para resolver os problemas.

Apesar dos diversos objetivos das cartas comerciais e da ampla gama de situações em que podem ser utilizadas, todas essas cartas ainda têm fundamentalmente uma estrutura comum na forma como são formatadas.

Dica profissional
É sempre útil entender o público-alvo da sua carta antes de escrever. Esse conhecimento pode ajudá-lo a determinar o melhor estilo e tom para sua carta. Por exemplo, uma carta endereçada a um chefe definitivamente deve evitar coloquialismos que podem ser incluídos em uma carta aos colegas.

O formato de carta profissional perfeito

Você deve estar se perguntando: para que serve um formato de carta comercial?

Com uma carta comercial mal formatada, o destinatário da carta pode acabar tendo uma má impressão do remetente.

Um exemplo de carta comercial idealmente incluiria o seguinte.

Este exemplo em particular é de um formato de carta americano, um formato de carta britânico teria algumas variações marginais.

A data em que a carta foi escrita, alinhada à esquerda e no formato mês-dia-ano
O endereço do destinatário à esquerda também
O nome do destinatário com quaisquer saudações relevantes
Parágrafos do corpo que descrevem a intenção e o propósito da carta
Chamada para ação, o que o destinatário deve fazer ao receber a carta
O nome e a assinatura do remetente
Menção de documentos relevantes que são enviados junto com a carta

Diferença entre cartas comerciais americanas e britânicas

Não importa qual formato você acabe escolhendo usar, é importante que o que você está tentando transmitir seja compreensível e apresentado adequadamente.

Formato de correspondência comercial: como terminar uma e quais saudações usar

Como iniciar uma carta comercial? Como exatamente deve ser escrito o fechamento de uma carta comercial?

Esta tabela aqui compila algumas das melhores saudações para diferentes formatos de cartas comerciais.

Saudações Pessoais Exemplos	Saudações Gerais
Prezada Srta. Juliana Prezado Sr. Allan Prezados Sr. e Sra. Taylor Prezados Sr. Morgan e Srta. Jackson Prezada Primeiro nome (se conhecer bem a pessoa) Dr. Vitor Prezado Srta. Gabriela, Dr. Lucas e Srta. Bruna (se houver vários destinatários) Prezado Marcus Wright (quando você não souber o gênero)	Prezado Executivo de Relações com o Cliente Prezada Equipe de Relacionamento com o Cliente Prezado Executivo da Equipe de RH Prezado Time de Recrutamento Prezado Gerente da Equipe de RH Prezado Senhor ou Senhora Prezada equipe A quem possa interessar

Dica Profissional
Tente não usar as saudações “Sra.“ ou “Srta.” a menos que você esteja familiarizado com o estado civil do destinatário.

Usando esses ponteiros, sua carta deve começar com uma saudação da tabela acima.

Um exemplo pode ser:

Caro Sr. Fernando,

Estou escrevendo para agradecer pelo imenso apoio que você forneceu à minha equipe e a mim durante a última conferência…

Se sua carta for escrita com um departamento específico como público, ela pode, em vez disso, veja:

Prezada Equipe de RH,

Estou escrevendo para dar continuidade à recente entrevista que tivemos…

Simples assim!

Passemos agora para como encerrar com o formato de carta profissional.

Linhas de fechamento são necessárias ao escrever cartas comerciais, pois destacam a sinceridade do remetente e sua gratidão ao destinatário.

Uma amostra de um formato de carta comercial formal pode ser mais ou menos assim:

Fechamentos de cartas comerciais a serem usados	Fechamentos de cartas comerciais a serem evitados
Agradeço pela atenção Atenciosamente Até a próxima Gentilmente Desde já, muito obrigado Saudações Sempre ás ordens Com os melhores cumprimentos Respeitosamente Com consideração Obrigado Obrigado por sua atenção	Sempre Beijos Saúde Calorosamente Mais tarde Mantenha contato Amor Cuide-se Xuxú Vamos falando Até Abraços

Depois de incluir a linha de encerramento, coloque uma vírgula, espaço e, em seguida, seu nome após ela.

Dica profissional
Evite o uso excessivo de emojis, coloquialismos, pontos de exclamação, pontos de interrogação ou letras maiúsculas. Além disso, gírias e abreviações de texto são mais adequadas para correspondência casual e não são adequadas para serem usadas em cartas comerciais.

Como criar um e-mail comercial pessoal?

Um e-mail comercial pessoal geralmente é escrito de um ponto de vista pessoal e endereçado a uma empresa ou a outros indivíduos em qualquer empresa.

Aqui estão alguns cenários em que uma carta comercial pessoal pode ser usada:

De um cliente a uma empresa
De um potencial funcionário a uma empresa
De um indivíduo a uma agência ou funcionário do governo
De um empregador a seus funcionários
Entre colegas
De uma instituição de caridade a um patrono em potencial

Os principais objetivos das cartas comerciais pessoais geralmente incluem iniciar uma troca de comunicações, enviar cumprimentos, expressar gratidão, obter informações ou atualizar e-mails ou eventos anteriores.

Para escrever uma carta comercial profissional, é necessário um bom entendimento de seus elementos-chave.

Para começar, uma boa carta comercial pessoal deve incluir:

Saudação
Parágrafos do corpo
Encerramento
A assinatura do remetente

Esta é uma amostra de um formato de carta comercial padrão que pode ser usado para um exemplo de e-mail formal:

Caro João,
Estou escrevendo para expressar minha gratidão a você pelo seu apoio durante o “London Watch Fest“ no mês passado. O apoio logístico que nos forneceram foi fundamental para que o evento decorresse sem percalços e com todo o equipamento necessário.

Como sinal da minha gratidão, gostaria de oferecer a você e a cada indivíduo de sua equipe um relógio de cortesia de nosso catálogo, que enviaremos a você pelo correio.

Favor informar qual modelo cada um de sua equipe selecionou para que possamos preparar os relógios e enviá-los pelo correio até o final da semana. Você pode entrar em contato comigo pelo nigel@twc.com ou pelo número de telefone +440000000000.

Sinta-se à vontade para entrar em contato se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações relacionadas ao nosso catálogo.

Saudações,
Nigel Williams
nigel@twc.com
+440000000000

O e-mail não é apenas escrito em tom profissional, mas também é direto e claro ao transmitir sua mensagem.

Além disso, o remetente também inclui seus dados de contato para correspondência futura e informa qual anexo está incluído no final da carta.

Dica Profissional
Sempre inclua qualquer conhecimento contextual relevante que seja necessário para que o destinatário entenda sua mensagem e tome medidas em resposta a ela. É sempre preferível assumir que o destinatário possui o conhecimento contextual relevante.

Como abordar uma empresa em uma carta

Depois de ler o exemplo de carta comercial pessoal ligeiramente informal acima, você pode estar se perguntando se uma carta escrita para outra empresa deve ser totalmente formal.

Simplificando, não é necessariamente assim.

Nos dias de hoje, a escrita em negócios ligeiramente informal tornou-se a norma.

Isso pode entregar sua mensagem de maneira mais compreensível e aumentar a legibilidade de sua carta.

Adotar um tom informal em sua redação comercial pode realmente ser benéfico se aumentar a clareza de sua mensagem e dar ao destinatário uma melhor compreensão do que você está comunicando.

Quando você escreve para uma empresa, nem sempre sabe quem vai acabar recebendo e lendo sua carta. Assim, um cabeçalho de carta comercial pode ser de natureza mais geral.

Ao escrever para outra empresa, sua carta comercial de saudação pode ser assim:

A quem possa interessar,

Gostaria de saber mais sobre os produtos que você tem atualmente em estoque…

Sua carta comercial dirigida a outra empresa também deve finalizar com uma frase de chamariz e uma linha de fechamento adequada.

Por exemplo,

Aguardo receber uma resposta sua em breve.

Obrigado pelo seu tempo,
Marcelo

Dica Profissional
Não se esqueça de revisar sua carta comercial antes de enviá-la. Coloque-se no lugar do destinatário pretendido e veja se a carta é clara e compreensível sem ter que relê-la. Caso contrário, pode ser benéfico revisar sua carta para torná-la mais direta.

Saiba mais sobre comunicação comercial

Para saber mais sobre o que é um cabeçalho comercial e como endereçar uma carta comercial corretamente, aqui estão alguns recursos que podem ser úteis.

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Artigo por:

Equipe da SweetCV